Tips voor een goede voorzitterswissel

Zoeken

Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid
Een nieuwe voorzitter?

1. Kijk het huishoudelijk reglement na. Staat er in beschreven hoe de bestuursleden verkozen worden? Zijn er onverenigbaarheden vastgelegd? De afspraken opgenomen in het huishoudelijk reglement van de ouderraad moeten nageleefd worden.

Ter illustratie de bepalingen uit het voorbeeld huishoudelijk reglement van de VCOV over ‘bestuurssamenstelling en vertegenwoordiging’ (zie hieronder).

5. BESTUURSSAMENSTELLING EN VERTEGENWOORDIGINGEN
→ 5.1: De ouderraad verkiest of herbevestigt (bijv. jaarlijks) op een democratische wijze de bestuursleden: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en eventueel andere bestuursleden (ondervoorzitter, werkgroep verantwoordelijken, klasafgevaardigden…). De voorzitter opent en besluit de vergadering. Zij/hij leidt de besprekingen, staat in voor de goede werking van de ouderraad en waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement. Bij belet van de voorzitter duidt de ouderraad een plaatsvervangend voorzitter aan.
→ 5.2 Ouders die deel uitmaken van het schoolbestuur of het schoolpersoneel van de betrokken instelling, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen.
→ 5.3 Alle communicatie aan de ouderraad wordt minstens aan de voorzitter gericht. Alle communicatie in naam van de ouderraad gebeurt door de voorzitter.
→ 5.4 De ouderraad duidt de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad aan uit zijn midden. Er worden plaatsvervangers aangeduid voor het geval de oudervertegenwoordigers in de schoolraad hun mandaat vroegtijdig beëindigen. De mandaten gelden in principe voor vier jaar, maar worden jaarlijks al dan niet herbevestigd door de ouderraad.
→ 5.5 Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden:
- Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van het schoolbestuur van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
- Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad. 

2. Doe op de volgende vergadering van de ouderraad een oproep naar kandidaten voor het voorzitterschap.
- Geef aan wat het voorzitterschap precies inhoudt en wat er van een voorzitter verwacht wordt. Bijv. de agenda van de vergadering opstellen, de vergadering leiden, ervoor zorgen dat iedereen tijdens de vergadering aan bod komt, mensen uitnodigen om verantwoordelijkheden op te nemen, ouders verwelkomen op activiteiten, sprekers inleiden op infoavonden, nieuwe vrijwilligers aanspreken, waken over een positieve sfeer, gevoelige onderwerpen vooraf met de directie bespreken…
- Geef zeker ook aan op welke manieren de voorzitter ondersteund wordt, bijv. door de andere leden van het bestuur, door de agenda voor te bereiden met de directie, door een ondervoorzitter aan te duiden…
- Stel eventueel co-voorzitterschap voor: 2 personen die het voorzitterschap opnemen en de taken verdelen. Ook een overgangsperiode door samen te werken met de huidige voorzitter is mogelijk. Of een afwisselend voorzitten van de vergadering…

3. Als er meerdere kandidaten zijn, dan raadt de VCOV aan om binnen de ouderraad hierover geheim te stemmen. De stembriefjes worden door minstens 2 personen geteld. Belangrijke argumenten om in overweging te nemen zijn bijv. beschikbaarheid van de kandidaat-voorzitter op het moment van de vergaderingen, ‘anciënniteit’ in de ouderwerking, aantal jaren dat de kandidaat nog kinderen heeft op de school, aanspreekbaarheid en open houding naar andere ouders, positieve motivatie en ingesteldheid…

4. Wat als je geen kandidaten vindt voor het voorzitterschap? Enkele tips: 
→ Spreek ouders persoonlijk aan. Sommige ouders zijn wel geïnteresseerd, maar moeten over de streep getrokken worden om net dat stapje meer te zetten. Andere willen graag gevraagd worden, ze stellen zich (meestal) niet spontaan kandidaat. In ieder geval voelen alle ouders zich vereerd als ze aangesproken worden op hun competenties en meerwaarde die ze aan de ouderwerking kunnen bieden.
→ Verdeel het werk. Spreid de verantwoordelijkheden, maar zorg voor overzicht. Een voorzitter mag delegeren, hij/zij moet niet alles zelf willen doen. Heel wat ouderverenigingen werken met werkgroepen: elke werkgroep heeft een coördinator die alles in goede banen leidt en verslag uitbrengt. Zo zijn er meer mensen betrokken en blijft het haalbaar.

5. De VCOV raadt aan dat de uitredende voorzitter nog een tijdje de nieuwe voorzitter mee begeleidt. Idealiter kan de uittredende voorzitter van het vorige schooljaar nog instaan voor de planning van en de communicatie over de eerste vergadering.

6. De VCOV raadt nieuwkomers in de ouderwerking aan om eerst een tijdje mee te draaien alvorens een bestuursfunctie op te nemen. Zo wordt duidelijk of het ‘klikt’, of de nieuwkomer de doelstellingen kan onderschrijven, zich aan afspraken houdt… Anderzijds geeft het de nieuwkomer ook de kans om de gewoontes van de ouderwerking te leren kennen en na te gaan of de werking hem/haar ligt. Dit neemt natuurlijk niet weg dat er in sommige gevallen toch voor gekozen kan worden om een nieuwkomer een bestuursfunctie te laten uitvoeren.

7. Vergeet niet de contactgegevens van de nieuwe voorzitter door te geven aan de VCOV, zodat de nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten goed terecht komen.

8. Aarzel niet om contact op te nemen met de VCOV. Een medewerker kan je wegwijs maken in het participatiedecreet en/of concreet ondersteunen ter plaatse.

Veel succes!

Feedback geven