Huishoudelijk reglement ouderwerking internaat

Waar mensen samenwerken in verenigingsverband, zijn afspraken noodzakelijk. Hieronder geven wij vanuit de VCOV een voorbeeld van huishoudelijk reglement voor ouderwerkingen in internaten, dat is afgestemd met Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Je kan het voorbeeld downloaden en aanpassen via de groene knop rechts 'download bijlage'.

Naargelang de lokale situatie en de geldende gebruiken kan je het voorbeeld aanpassen. Voor het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement kan je een (tijdelijke) werkgroep oprichten.

Het huishoudelijk reglement is een belangrijk document. Na de goedkeuring door de ouderwerking en (de directie van) het internaat, laat je het best ondertekenen. Alle leden van de ouderwerking, zowel de huidige als de toekomstige, zijn erdoor gebonden. Vanzelfsprekend moet je de nieuwe leden wijzen op de afspraken in het huishoudelijk reglement.

Als de ouderwerking een aparte VZW is, zal ze officiële statuten moeten opstellen en neerleggen bij de Rechtbank van Koophandel dienst vzw’s.  

1.    ADRES
Het adres van de ouderwerking: … (adres van het internaat)

2.    DOELSTELLING – MISSIE
De ouderwerking wil de samenwerking tussen ouders en het internaat bevorderen.
De ouderwerking wil samen met het bestuur/directie de betrokkenheid van alle ouders bij het internaat verhogen.
De ouderwerking doet inspanningen om representatief te zijn en probeert zoveel mogelijk ouders van het internaat te vertegenwoordigen.

-    Informeren
De ouderwerking is de brug tussen het internaat en de ouders.
De ouderwerking zorgt er samen met het internaat voor dat de ouders goed geïnformeerd zijn.
De ouderwerking geeft problemen die ouders signaleren door aan de directie van het internaat.

-    Ontmoeten
De ouderwerking organiseert samen met het internaat activiteiten waar ouders elkaar en de medewerkers van het internaat kunnen ontmoeten.

-    Helpen
De ouderwerking verzamelt geld in om het internaat te steunen.
De ouderwerking kan het internaat ook ondersteunen met hand- en spandiensten.

-    Meedenken
In de ouderwerking kunnen ouders meedenken over de werking van het internaat. Voorstellen tot verandering kan de directie/bestuur van het internaat bespreken met de ouderwerking.

3.    SAMENSTELLING OUDERWERKING
Alle ouders met kinderen in het internaat kunnen lid worden van de ouderwerking.
Ouders worden regelmatig én via diverse kanalen uitgenodigd om lid te worden van de ouderwerking, bijv. via brief, sociale media of e-mail bij aanvang van het schooljaar, mondeling op activiteiten van het internaat…
Als een lid in strijd handelt met de doelstellingen van de ouderwerking, kan beslist worden om het lidmaatschap te beëindigen.

4.    VERGADERINGEN
De ouderwerking vergadert …….. (frequentie invullen) maar niet tijdens schoolvakanties.
De vergaderingen kunnen zowel fysiek, online als hybride doorgaan om de toegankelijkheid te optimaliseren.  
De vergadering duurt maximum 1,5 uur. De voertaal tijdens de vergaderingen is Nederlands.

5.    BESTUUR
Het bestuur van de ouderwerking kan bestaan uit: een voorzitter; een secretaris; een penningmeester en eventueel andere bestuursleden, zoals een werkgroep- verantwoordelijke; een afgevaardigde van een leefgroep…
De ouderwerking verkiest of herbevestigt (twee)jaarlijks op een democratische wijze de bestuursleden.
Om belangenvermenging te vermijden, geldt volgende afspraak: ouders die ook medewerker of bestuurslid zijn van het internaat, kunnen geen bestuurslid van de ouderwerking worden.  

Het bestuur van de ouderwerking bereidt de vergadering voor en maakt in overleg met de directie de agenda op. Vaste agendapunten zijn: ……………………..

6.    VERSLAG EN COMMUNICATIE
Op de uitnodiging staat: plaats, datum, uur en agenda.
Alle communicatie van de ouderwerking wordt bijgehouden door de secretaris.
Op de website van het internaat staat informatie over de ouderwerking: de doelstelling, info over de activiteiten, de vergaderdata en eventueel de verslagen.

7.    BESLUITVORMING
Voor de besluitvorming streeft men naar een consensus.
Als er geen overeenkomst is, wordt er gestemd. Een voorstel heeft 2/3 meerderheid nodig.
Om geldig te stemmen moet minstens de helft van de leden aanwezig zijn.
Wanneer het over personen gaat, wordt er geheim gestemd. De stembriefjes worden door minstens 2 neutrale personen geteld.

8.    FINANCIËN
De ouderwerking verwerft financiën die nodig zijn voor de werking. Daartoe organiseert de ouderwerking enkele opbrengstactiviteiten.

Het statuut van de ouderwerking heeft gevolgen voor de financiën:

-    Indien de ouderwerking deel uitmaakt van de VZW internaat:
De financiële verrichtingen van de ouderwerking worden opgenomen in de boekhouding van de VZW internaat.
Het internaat opent een rekening voor de ouderwerking, waar de directeur (of een lid van het bestuur) en één of twee ouders een volmacht op hebben.
Vanaf … euro zijn er twee handtekeningen nodig.
Het saldo moet positief blijven.
Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.
Het financieel verslag wordt jaarlijks op de vergadering van de ouderwerking ter goedkeuring voorgelegd.

-    Indien de ouderwerking een feitelijke vereniging is:
De ouderwerking opent een rekening waar enkele ouders (en de optioneel de directeur) een volmacht op hebben.
Vanaf … euro zijn er twee handtekeningen nodig.
Het saldo moet positief blijven.
Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.
Het financieel verslag wordt jaarlijks op de vergadering van de ouderwerking ter goedkeuring voorgelegd.

-    Indien de ouderwerking een aparte VZW is:
De ouderwerking opent een rekening waar enkele ouders een volmacht op hebben.
Vanaf … euro zijn er twee handtekeningen nodig.
Het saldo moet positief blijven.
De ouderwerking voert een boekhouding conform de VZW regelgeving.
Het financieel verslag wordt jaarlijks op de algemene vergadering van de VZW ouderwerking ter goedkeuring voorgelegd.

9.    AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING

Ook voor de verzekering en de aansprakelijkheid is het statuut van de ouderwerking bepalend:

-    Indien de ouderwerking deel uitmaakt van de VZW internaat:
De aansprakelijkheid van de leden van de ouderwerking en van de helpers, is verzekerd via de polis van het internaat.
De verzekeringsmaatschappij en polisnummer van de polis van het internaat: …
Alle activiteiten worden samen met het internaat georganiseerd.
De directeur/bestuur van het internaat moet alle informatie hebben over alle activiteiten.
Contracten met externen worden enkel door het personeel van het internaat afgesloten en ondertekend.

-    Indien de ouderwerking een VZW is of een feitelijke vereniging:
De ouderwerking zorgt zelf voor de aansprakelijkheid en verzekeringen van de leden en van de activiteiten. De verzekeringsmaatschappij en polisnummer van de ouderwerking: …

10.    WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Het huishoudelijk reglement kan altijd gewijzigd worden op de wijze beschreven in punt 7.

11.    ONTBINDING VAN DE OUDERWERKING

Indien de ouderwerking deel uitmaakt van de VZW internaat:
Als de ouderwerking beslist om niet meer actief te zijn, blijft (x-deel) van de financiën in de boekhouding van het internaat ter beschikking als startbudget voor wanneer een ouderwerking terug opgestart wordt. De overige financiën mogen door het internaat gebruikt worden voor een doel dat in overeenstemming is met het doel van de ouderwerking.

Indien de ouderwerking een VZW of feitelijke vereniging is:
Als de ouderwerking beslist om niet meer actief te zijn, zullen de financiën overgemaakt worden aan het internaat of aan een soortgelijk initiatief.