Waarvoor staat VCOV?
De VCOV is de Vlaamse confederatie voor ouders en ouderverenigingen. Het is de ouderkoepel voor het vrij onderwijs. Een goede samenwerking tussen school en ouders ontstaat niet zomaar. De VCOV betrekt al méér dan 50 jaar alle ouders bij de school en maakt het onderwijs verstaanbaar en duidelijk. Ouderparticipatie is onze kernopdracht. Ouders een krachtige stem geven op alle niveaus is ons doel. Wij coachen ouderverenigingen en schoolteams, bieden kant- en klare pakketten aan, maar ook deskundige begeleiding op maat is mogelijk. Met de VCOV bouw je dus mee aan een oudervriendelijke school, een school waar alle kinderen zich thuis voelen.
Welk statuut heeft de VCOV?

De VCOV is een vzw die gerund wordt door een raad van bestuur. Er zijn 5 federaties waar vrijwilligers de stem van de lokale ouderwerkingen laten horen, mee standpunten bepalen en activiteiten organiseren voor ouderwerkingen. Samen vormen deze federaties de ‘confederatie’.
Als ouderkoepel ontvangt de VCOV subsidies van de overheid. Daarom wordt er elke drie jaar een beheersovereenkomst opgesteld waarin wordt opgenomen aan welke doelstellingen de VCOV werkt.
De VCOV heeft een goede relatie met de onderwijskoepel Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Er is regelmatig overleg en de VCOV is vertegenwoordigd in de adviesraden.  
De VCOV is een ledenorganisatie van ouders en ouderwerkingen. De subsidies zijn immers ontoereikend om de ganse werking te financieren. Dankzij de lidmaatschappen kan de VCOV ook onafhankelijk werken en standpunten innemen in het belang van ouders. 

Hoe kan mijn ouderwerking lid worden van de VCOV?
Hoe kan ik als ouder lid worden van de VCOV?
Kan een school ook lid worden?

De ouderwerking is een deel van de school. Als een ouderwerking is aangesloten, beschouwen we ook de school als aangesloten. Wat de betaling betreft, kan het lidmaatschap zowel door de ouderwerking als door de school betaald worden.

Hoe lang is het lidmaatschap geldig?

Het lidmaatschap loopt per schooljaar, dit wil zeggen van 1 september tot 31 augustus. In de loop van de maand mei krijgen alle ouderwerkingen (of hun scholen) via mail een uitnodiging om het lidmaatschap te betalen.

Hoe kan ik de leden van mijn ouderwerking en leden van het schoolteam een login bezorgen voor de website van de VCOV?
Hoe kan ik mijn gegevens aanpassen?

Ga na het inloggen naar 'je instellingen'

Ik ben mijn wachtwoord vergeten

Klik op wachtwoord vergeten in de inlogmodule

Ben ik verzekerd als ik klasgenootjes vervoer naar bijv. de zwemles?

De vervoerde kinderen vallen onder je verplichte autoverzekering. Dat wil zeggen dat alle inzittenden beschouwd worden als zwakke weggebruiker en beschermd worden, ook al ben je zelf in de fout bij een ongeval. Zij worden integraal vergoed voor alle geleden lichamelijke schade.
Let wel op het maximum aantal personen dat vervoerd mag worden (lees er de autopolis op na!): als er meer kinderen in de auto zitten dan wettelijk toegestaan, kan de verzekeringsmaatschappij de uitbetaalde bedragen terugvragen.
Ken je ook de regels voor kinderzitjes? Bij occasioneel vervoer over een korte afstand, geldt voor kinderen die niet door hun eigen ouders worden vervoerd: wanneer er geen of onvoldoende kinderzitjes beschikbaar zijn in de auto, mogen kinderen vanaf 3 jaar achterin zonder kinderzitje. Ze moeten dan de veiligheidsgordel dragen. Die uitzondering geldt niet voor kinderen die door hun eigen ouders worden vervoerd. Voor hen geldt de algemene regel: kinderzitje verplicht als ze kleiner zijn dan 1,35m.
(Bron: www.klasse.be)

Waar vind ik mijn rechten en plichten op school?

Vooraleer je je kind kan inschrijven in een school, moet je het schoolreglement ondertekenen (of de leerling zelf als hij/zij meerderjarig is). Hiermee verklaren ouders dat ze het schoolreglement zullen naleven. In het schoolreglement is ook de engagementsverklaring opgenomen. Deze legt de wederzijdse afspraken vast over:
1. het oudercontact (hoe vaak, wanneer, waar, tijdstip...)
2. voldoende aanwezigheid en spijbelen (schooluren, wat bij ziekte, wat bij spijbelen...)
3. de individuele leerlingenbegeleiding (aanbod van de school en CLB voor leerlingen met specifieke noden)
4. een positief engagement ten aanzien van de onderwijstaal (je kind aanmoedigen om Nederlands te leren en positief staan tegenover de inspanningen die de school doet om de taalachterstand Nederlands van de leerling in te halen)
De engagementverklaring geeft zowel aan waartoe ouders zich moeten engageren, als wat de school aanbiedt op deze vier vlakken.
(Bron: https://onderwijs.vlaanderen.be)

Moet de school beide ouders informeren als ze gescheiden zijn?

De school moet steeds beide ouders informeren over schoolresultaten, begeleidingsactiviteiten, oudercontacten, informatievergaderingen, bevoegd CLB, schoolfeesten… Dit geldt niet wanneer een ouder uit het ouderlijk gezag ontzet is.
De school mag veronderstellen dat ouders solidair beslissingen nemen over het onderwijs aan hun kind. Eén van de ouders (vader of moeder) kan namens beide ouders optreden. De school mag dus de beslissingen (zoals de inschrijving) van één van de ouders uitvoeren, tenzij de school weet dat de andere ouder het er niet mee eens is. In het laatste geval moet de school weigeren de beslissing uit te voeren, zonder uitdrukkelijk akkoord van de andere ouder.
De school kan met de ouders afspreken dat informatie, zoals de klasagenda, via de ene ouder bij de andere ouder terechtkomt. De school zal ook zoveel mogelijk alle informatie die de leerling meekrijgt dubbel of parallel aanbieden. Ondanks dergelijke afspraak mag de school de informatie niet weigeren als de andere ouder daarom vraagt. Dit betekent niet dat de school verplicht is vragen te beantwoorden die onredelijke eisen qua tijd en middelen stellen.
Als een gescheiden ouder het exclusief ouderlijk gezag krijgt, heeft de andere ouder het recht op toezicht. Dit houdt onder meer in dat hij/zij geïnformeerd moet worden over de opvoeding van het kind (schoolresultaten, oudercontacten, leerlingenbegeleiding...). Gaat hij/zij niet akkoord met beslissingen van de andere ouder, dan kan naar de jeugdrechtbank of de kortgedingrechter gestapt worden.
(Meer info in de omzendbrief 'ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden'.)

Wie beslist over de overstap naar het buitengewoon onderwijs?

Een kind kan enkel naar het buitengewoon onderwijs met een verslag van het CLB. Het CLB zal eerst bekijken of alle mogelijke maatregelen werden genomen in de gewone school alvorens te verwijzen naar het buitengewoon onderwijs.
Ook al heeft een kind een verslag dat toegang geeft tot het buitengewoon onderwijs, de ouders kunnen nog altijd beslissen om naar een gewone school te gaan. De gewone school mag die inschrijving niet onmiddellijk weigeren, ze moet het overleg aangaan. CLB, school en ouders zoeken uit welke aanpassingen nodig en redelijk zijn. Pas daarna hakt de school de knoop door. De school moet haar beslissing motiveren.
(Bron: www.klasse.be)

Wie beslist over al dan niet zittenblijven?

Je kind zit in de kleuterschool
 Naar het lager onderwijs?
Een kind stapt meestal over van de kleuterklas naar de lagere school als het 6 jaar is. Of juister: op 1 september van het jaar waarin het 6 wordt. De ouders beslissen of hun kind overgaat of nog een jaar in de kleuterklas blijft. Je kind moet wel aan de toelatingsvoorwaarden voldoen.
 Niet schoolrijp?
Is je kind al 6, maar nog niet klaar voor het eerste leerjaar? Dan kan je als ouder beslissen om het nog 1 jaar langer kleuteronderwijs te laten volgen. In de gewone school of in een speelleerklas. Je kind is dan wel leerplichtig: het moet dan elke dag naar school.

Je kind zit in het lager onderwijs
 Overgaan naar een volgend leerjaar?
In het lager onderwijs beslist de school of een leerling mag overgaan, of moet zittenblijven. De school kan wel afstand  doen van dat beslissingsrecht, en de keuze aan de ouders laten.

 Overgaan naar het secundair?
De periode in het lager onderwijs duurt in principe 6 jaar. Is je kind een regelmatige leerling geweest? Dan beslist de klassenraad of je kind de doelen uit het leerplan voldoende beheerst. Daarin zitten leraren en CLB-medewerkers. Als dat zo is, heeft je zoon of dochter zijn eerste getuigschrift op zak: dat van het basisonderwijs. Het is zijn toegangsticket voor het secundair onderwijs.
Heeft je kind het zesde leerjaar van de lagere school afgerond, maar kreeg het geen getuigschrift? Het kan toch starten in het eerste leerjaar A van het secundair onderwijs als de toelatingsklassenraad en het CLB van de secundaire school dat zien zitten.
Een kind mag maximaal 8 jaar doorbrengen in de lagere school. Voor dat laatste jaar is een gunstig advies van het CLB en van de klassenraad nodig. Maar de ouders hebben het laatste woord. Leerlingen die 15 jaar zijn, kunnen niet meer in de lagere school terecht.
 Overgaan naar het eerste leerjaar B in het secundair onderwijs?
Als je kind geen getuigschrift heeft van het lager onderwijs, dan kan het wel instappen in het eerste leerjaar B. De ouders beslissen. Zelfs leerlingen die het zesde leerjaar niet gevolgd hebben, kunnen daar starten. Voorwaarde is wel dat ze 12 zijn of worden vóór 31 december van het lopende schooljaar. Leerlingen die in het eerste leerjaar A of B geslaagd zijn, krijgen automatisch een getuigschrift van het basisonderwijs.

Je kind zit in het secundair onderwijs
De klassenraad beslist. De klassenraad geeft A-, B- of C attest. Leerlingen gaan in het secundair onderwijs naar het volgende leerjaar als ze een oriënteringsattest A of B hebben gekregen.
 A attest betekent dat ze geslaagd zijn en hun studierichting verder kunnen zetten.
 Een B attest houdt in dat de leerling de vooropgestelde doelen niet heeft behaald. Hij mag dan wel naar een volgend leerjaar over, maar niet naar om het even welke studierichting.
 Een C attest betekent dat de leerling niet geslaagd is voor het voorbije schooljaar, en dus moet ‘blijven zitten’. De leerling mag niet overgaan naar een hoger leerjaar. Verandering van studierichting binnen hetzelfde leerjaar mag wel.

In sommige gevallen mag een kind ook overgaan op basis van leeftijd: naar het tweede beroepsvoorbereidend leerjaar mag je als je 14 bent, naar een derde jaar bso als je 16 bent. Het is telkens de klassenraad die daarover beslist.
Niet akkoord met het attest dat je kind op het einde van het jaar kreeg? Lees de procedure in het schoolreglement: alleen via de weg die daar beschreven staat, kan je de beslissing in twijfel trekken.
Meer info over zittenblijven, overgaan en overslaan vind je op de site onderwijs.vlaanderen.be.

Hoe kan het dat in sommige scholen de vakantie vroeger begint?

De zomervakantie start in principe op 1 juli, maar secundaire scholen kunnen 30 lesvrije dagen per schooljaar gebruiken om examens, verbetering, deliberaties en evaluatiegesprekken te organiseren.
De school beslist zelf hoe de examenperiode eruitziet en hoe lang ze duurt, zolang ze die 30 dagen maar niet overschrijdt. Het zou dus kunnen dat de examenperiode in de ene school vroeger stopt dan in de andere school. Veel hangt af van wanneer de examens beginnen en hoeveel examenperiodes een school organiseert.
De school mag ten vroegste vijf lesdagen voor het einde van het schooljaar starten met delibereren. De school kan beslissen dat de leerlingen tijdens die dagen niet naar school moeten komen. Als ouders dat vragen, moet de school in die periode zinvolle opvang voorzien. 
In het basisonderwijs kan de school de lessen de laatste schooldag voor de zomervakantie een halve dag schorsen, zodat de school in staat is om oudercontacten of andere typische opdrachten aan het einde van het schooljaar te realiseren.(
(Bron: www.vlaamsescholierenkoepel.be en http://onderwijs.vlaanderen.be)

Hoe lang moet je schriften bewaren?

In het basisonderwijs ben je niet verplicht schriften te bewaren. Zelfs rapporten mag je weggooien. Als je kind naar het secundair overgaat, moet je wel zorgvuldig het getuigschrift basisonderwijs bijhouden.
In het secundair spreekt de school per studierichting 3 leerlingen aan. Zij moeten dan tot het einde van het schooljaar daarop hun schriften, huistaken en werkstukken bijhouden. Die zijn voor de inspectie bedoeld. Ofwel bewaart de school die schriften, of ze spreekt met de leerlingen af dat ze die thuis bewaren.
(Bron: www.klasse.be)

Mag de school de uren kiezen waarop er les en pauze is?

De lesuren moeten verdeeld worden over vier en een halve dag, van maandag tot vrijdag. De meeste scholen kiezen ervoor woensdagnamiddag vrij te geven.
De schooldag mag ten vroegste om 8.00 u. beginnen en moet ten laatste om 17.00 u. stoppen. De lessen mogen ten vroegste om 15.00 u. eindigen.
De school is verplicht een middagpauze van minimum vijftig minuten te voorzien. Voor het organiseren van de speeltijden is ze vrij.

Opmerking: bij het bepalen van de schooluren en de middagpauzes kunnen scholen wel een afwijking vragen.
(Bron: www.vlaamsescholierenkoepel.be)

Is mijn gift aan de school fiscaal aftrekbaar?

Als een particulier een gift doet, dan is deze niet fiscaal aftrekbaar in de personenbelasting omdat een schoolbestuur geen fiscale attesten meer mag afleveren.
Als een zelfstandige een gift doet aan de ouderraad of de school, dan staat er meestal een tegenprestatie tegenover zoals bijv. een banner plaatsen tijdens een activiteit. Het gaat dan om kleinere giften. Dit mag mits de regels in verband met reclame en sponsoring op school in acht genomen worden. Je vindt de regels op https://onderwijs.vlaanderen.be.
 
Gaat het om grotere giften, dan zal de fiscus mogelijk toekijken welke tegenprestaties tegenover deze gift staan. Als bijv. een zelfstandige een gift van € 10.000 doet om de toiletten te vernieuwen, dan wordt de fiscale aftrekbaarheid mogelijk een probleem. Ook als een zelfstandige bijv. twee digiborden schenkt aan de school, maar de factuur op zijn bedrijf laat toekomen.

Zijn kantoorapparaten schadelijk voor de gezondheid? Cfr. printer, kopieerapparaat... in de klas.

Printers, faxen en kopieerapparaten plaats je best in een aparte, goed geventileerde ruimte. Het is meestal niet nodig speciale verluchtingsmaatregelen te voorzien. Enkel grote printers hebben aangepaste verluchting nodig (of afzuiging in besloten ruimten) zoals aangegeven door de fabrikant.
(http://www.idewe.be/wps/PA_Internet_site/resources/document/883c5941-be3a-4b97-b340-88ee224a4d2b/ )
In de onderwijsregelgeving zelf staan geen specifieke bepalingen over veiligheid en preventie op school. In scholen zijn federale bepalingen over welzijn op het werk van toepassing, net als in bedrijven. (http://www.werk.belgie.be/welzijn_op_het_werk.aspx)

Mag een gemachtigd opzichter ook ouders helpen oversteken?

Voor het antwoord op deze vraag gingen we te rade bij VSV, de Vlaamse Stichting Verkeerskunde.
Het Ministerieel rondschrijven van 5 juni 1999 betreffende gemachtigd opzichters omschrijft heel duidelijk de bevoegdheden die deze personen hebben. Kort samengevat:
 kan de gemachtigd opzichter het verkeer stilleggen om de groepen kinderen, scholieren, bejaarden of personen met een handicap te laten oversteken.
 Hij kan deze groepen ook verbieden om over te steken zolang het verkeer niet tot stilstand is gekomen en/of zolang de verkeersomstandigheden niet optimaal veilig zijn.
 Hij mag eveneens aanwijzingen geven. Dit moet begrepen worden in zijn gebruikelijke betekenis : een aanwijzing, een wenk geven, een suggestie doen om iets te doen of niet te doen. De aanwijzingen hebben dus nooit de waarde of de bindende kracht van een bevel.

Verder staat er letterlijk: “Als er toevallig personen mee zijn die eigenlijk vreemd zijn aan de groep (b.v. één of meerdere volwassen(en) met een groep scholieren), kan de gemachtigd opzichter daar bezwaarlijk rekening mee houden. Deze personen stappen dan maar mee op”. Hieruit concluderen we dat de gemachtigd opzichter dus ook kan optreden en het verkeer kan stilleggen als er samen met de groep kinderen ook volwassenen oversteken.

Het is de stad of gemeente (en niet de school) die in de eerste plaats verantwoordelijk is voor de correcte omkadering, inclusief verzekeringen, van de gemachtigd opzichters die binnen haar gebied actief zijn. Indien een gemachtigd opzichter bijvoorbeeld door een inschattingsfout een ongeval veroorzaakt, zullen noch de gemachtigd opzichter persoonlijk noch de school dienen op te draaien voor de door de tegenpartij geleden schade. In dat geval zal de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van de stad of gemeente de veroorzaakte de schade aan de tegenpartij vergoeden. De materiële en lichamelijke schade die de gemachtigd opzichter eventueel zelf oploopt, wordt eveneens vergoed (ongeacht of de gemachtigd opzichter aansprakelijk is voor het ongeval).

Kunnen er aanmaningskosten aangerekend worden op de maximumfactuur?
Scholen mogen kosten aanrekenen bij late betalingen (aanmaningskosten, interesten). Dit is toegestaan mits overleg in de participatieorganen en communicatie naar de ouders toe. De regels van het burgerlijk recht dienen ook in acht worden genomen. Interesten bijvoorbeeld kunnen maar pas lopen vanaf ingebrekestelling.
Enkel de rechtbank kan oordelen of de vermelde kosten bij late betalingen/weigering van betaling onredelijk/bovenmatig zijn.
Er is geen onderwijsregelgeving met betrekking tot factuurvoorwaarden, verwijlintresten of aanrekenen van boetes. Hier geldt de regelgeving van het handels- of burgerlijk recht. Als het schoolbestuur deze regelgeving wenst toe te passen, is het verplicht hierover tijdig en op ruime schaal met de ouders en het personeel te communiceren.
De Commissie Zorgvuldig Bestuur is van oordeel dat de bijdrageregeling (die vermeld moet worden in het schoolreglement) ook duidelijk aangeeft welke maatregelen de school kan nemen indien de ouders een correct opgestelde schoolfactuur niet betalen.
Vooraleer zich op de dwangmiddelen van het burgerlijk recht te beroepen, moet de school bijzondere aandacht besteden aan en rekening  houden met ouders die in sociaal minder gunstige omstandigheden verkeren.
De school kan in het schoolreglement dus opnemen dat verwijlinteresten en inningkosten zullen gevorderd worden wanneer schoolrekeningen te lang open blijven staan. Daarbij moet de school minimum de regels van het burgerlijk recht in acht nemen zoals de bepaling dat verwijlinteresten niet zonder ingebrekestelling kunnen gevorderd worden.

Hoeveel begeleiders moet de school voorzien bij een buitenschoolse activiteit?

De wet schrijft geen norm voor in verband met het minimum aantal begeleiders. Scholen zijn echter verplicht te handelen als ‘goede huisvader’ (algemene zorgvuldigheidsnorm). De goede huisvader is een juridisch principe dat ervan uit gaat dat iemand zich verantwoord gedraagt en doet wat nodig is om schade te voorkomen. Volgens dit principe heeft de school een verantwoordingsplicht voor de daden die zij stelt of niet stelt. De school heeft ook een organisatie- en toezichtplicht.
Het schoolbestuur draagt de verantwoordelijkheid. In de praktijk is het de directie die van het schoolbestuur de bevoegdheid krijgt om beslissingen te nemen. De school is via de schoolpolis verzekerd voor eventuele ongevallen op school of tijdens buitenschoolse activiteiten. Wanneer de school de algemene zorgvuldigheidsnorm niet naleeft, zal de rechtbank dit onderzoeken en kan het zijn dat de schoolpolis niet tussenkomt. Op dat moment wordt nagegaan wie persoonlijk aansprakelijk gesteld kan worden.
Hoewel er wettelijk geen aantal begeleiders is bepaald, adviseert de VCOV toch om minstens 2 begeleiders mee te sturen per groep. Wanneer er zich bijv. iets voordoet met een kind, is er in het geval van 2 begeleiders altijd iemand om de groep te bewaken terwijl één iemand zich over het kind ontfermt. In noodsituaties moeten de begeleiders altijd contact kunnen opnemen met de school.
Bij de jongste kleuters adviseren we minstens 3 volwassenen. Bij grotere groepen voorziet de school best per 10 à 12 leerlingen een extra begeleider, voor de jongste kleuters per 7 à 8 kleuters.
De ouderwerking kan zeker een steentje bijdragen! Bijv. door een lijst van vrijwillige (groot)ouders samen te stellen die mee willen begeleiden op uitstap. Buitenschoolse activiteiten en de begeleiding hierbij kunnen zeker ook geagendeerd worden op een ouder- of schoolraad. Eventueel kan de preventieadviseur of de externe preventiedienst van de school uitgenodigd worden.

Mag de school via de schoolfactuur een bijdrage vragen voor een dienst of uitstap van het vorige schooljaar?

De verjaringstermijnen liggen vast in het Burgerlijk Wetboek. Een burgerlijke schuld verjaart pas na 10 jaar (sommige uitzonderingen verjaren al na 5 jaar). Als een school bijv. vergeet een uitstap aan te rekenen en dit pas het volgende schooljaar vaststelt, mag zij die kosten alsnog aanrekenen.

Mag de school via de schoolfactuur een bijdrage vragen voor Smartschool?

De kosten voor Smartschool mogen niet doorgerekend worden aan de ouders. De Commissie Zorgvuldig Bestuur oordeelde in 2017 dat dit tot de basisuitrusting behoort van een school en dus niet mag aangerekend worden.
Opgelet: Dit belet niet dat er een kostenvergoeding mag aangerekend worden voor sommige softwarepakketten als ze dienen om specifieke leerplandoelstellingen van een richting te bereiken.

Mag de school een bijdrage vragen voor het middagtoezicht?

De school mag de kosten voor het middagtoezicht doorrekenen aan de ouders. Er is geen maximumbedrag aangekoppeld. Het valt niet onder de scherpe of minder scherpe maximumfactuur, omdat je als ouder zelf de keuze maakt je kind(eren) eraan te laten deelnemen.
De kosten die worden aangerekend moeten wel in verhouding staan met de uitgaven die de school hiervoor maakt. In dit geval gaat het over lonen, vrijwilligersvergoedingen, verwarmingskosten, eventueel drank… De school mag daarbij een kleine winst maken.
De bijdragen voor het middagtoezicht moeten opgenomen worden in de bijdragelijst en via het schoolreglement aan de ouders meegedeeld worden. De bijdragelijst is voorwerp van overleg in de ouder- en schoolraad.

Moet een school opvang voorzien als de leraren deelnemen aan een staking?

Stakingsdagen waar het onderwijspersoneel aan deelneemt, zijn voor de leerlingen gewone schooldagen.
Dat betekent dat de leerlingen op school terecht moeten kunnen en dat de school voor gratis opvang van de leerlingen moet zorgen.
Als het schoolbestuur niet genoeg personeel vindt om toezicht te houden, kan het wel beslissen dat de school sluit.
De school moet de ouders altijd op voorhand informeren:
• Of zij al dan niet open zal zijn tijdens de staking
• Hoe ze de opvang van de leerlingen zal organiseren
Als de school sluit op een stakingsdag, zijn de leerlingen gewettigd afwezig.
Ook leerlingen die de school niet kunnen bereiken wegens staking van het openbaar vervoer, zijn gewettigd afwezig.

Hoe weet ik of mijn ouderwerking een oudercomité of een ouderraad is?

Voorwaarden om van een 'ouderraad' te spreken:

- Democratische samenstelling: alle ouders worden op de hoogte gebracht en kunnen zich kandidaat stellen om lid te worden.

- Huishoudelijk reglement: het participatiedecreet somt op rond welke punten er afspraken en regels moeten zijn.

- Informatieplicht: een ouderraad moet communiceren over de georganiseerde activiteiten en de standpunten die ingenomen worden.

- Inspanningsverplichting naar kansengroepen: de ouderraad streeft naar een samenstelling die overeenstemt met het publiek van de school.

- Financiën onder de school: de ouderraad kan een eigen rekening hebben maar deze moet opgenomen worden in de dubbele boekhouding van de school.

De rechten en plichten van een ouderraad staan in het participatiedecreet. Een ouderraad heeft dus een wettelijke basis en is een officieel orgaan op school.
Een oudercomité is een groep ouders die zich verenigingen rond eenzelfde doel. Deze groep heeft het statuut van 'feitelijke vereniging' wat betekent dat de groep wel in de praktijk bestaat ('feitelijk'), maar juridisch (voor het gerecht) niet. Er zijn dan ook geen wettelijke rechten of plichten voor een oudercomité.

Mag een school of ouderwerking eten verkopen zonder vergunning?

Je mag maximaal 5 keer én gedurende maximaal 10 dagen per jaar een ‘gelegenheidsverkoop’ organiseren zonder dat je daarvoor een toelating nodig hebt van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Ook een activiteit van een paar uur geldt voor één dag. Als je meer dan 5 keer of tijdens meer dan 10 dagen per jaar voeding verkoopt, moet je daarvoor wél een toelating aanvragen. Je kan dan controle krijgen van het FAVV. 

Het FAVV beschouwt een klas, een school en een ouderraad als aparte ‘verenigingen’. Die hebben winst maken niet als doel, maar de activiteit die ze organiseren, mag natuurlijk wel winst opleveren. Wie aan de activiteit meewerkt, mag daarvoor geen vergoeding krijgen. De ouderraad kan dus tot 5 keer per jaar voedsel verkopen, maar ook het zesde leerjaar heeft recht op die 5 keer. 

Pas als een ‘vereniging’ dat maximum overschrijdt, moet je een toelating aanvragen én een bijdrage betalen aan het FAVV. Uiteraard moet je bij een gelegenheidsverkoop altijd rekening houden met de gewone voedingstips – handen wassen, schoon materiaal gebruiken, bederfbaar voedsel op de juiste temperatuur bewaren … – en met de Wet op Welzijn – een blusdeken naast de friteuse bewaren, maximaal aantal personen in een ruimte respecteren…
(Bron: www.klasse.be en www.favv.be)

Is het mogelijk één ouderraad op te richten voor basis- en secundair onderwijs?

Een ouderraad wordt opgericht op het niveau van de school en kan dus niet voor basis- en secundair onderwijs samen opgericht worden. Een overkoepelende werkgroep met afgevaardigden uit beide ouderraden is wel mogelijk, bijv. voor de organisatie van gemeenschappelijke activiteiten. Maar voor de adviesbevoegdheid ten aanzien van de schoolraad is dit niet aangewezen. De onderwerpen die besproken worden en de bezorgdheden van ouders zijn voor basis- en secundair onderwijs verschillend. Ouders van kinderen uit resp. basis- en secundair onderwijs kunnen wel uitgenodigd worden op de ouderraad van resp. secundair en basisonderwijs, maar dan als expert of deskundige. In geval van stemming hebben ze geen stemrecht op dat moment.

Waarom is het beter dat de ouderwerking een gift doet aan de school dan dat ze zelf iets aankoopt?

Als de ouderwerking iets aankoopt, bijv. een beamer, turntoestel... en dit aan de school schenkt, staat de factuur op naam van de ouderwerking. Als de ouderwerking hetzelfde bedrag aan de school schenkt, met de afspraak er dezelfde beamer, turntoestel... mee te kopen, staat de factuur op naam van de school. Dit laatste is beter omdat de ouderwerking er dan geen zorgen meer mee heeft. Bijv. in verband met de garantie als het toestel stuk is, gerepareerd moet worden, of als er een onderhoudscontract moet afgesloten worden.
Wil de ouderwerking toch een materiële schenking doen? Dan moet er een document opgemaakt worden waarin staat dat dit goed geschonken wordt. Zo kan de school steeds bewijzen dat zij eigenaar is van het goed, zonder dat ze een factuur op naam kunnen voorleggen.
Let wel op met de BTW. Een school betaalt (sinds januari 2016) voor infrastructuurwerken of eerste uitrusting onroerend van aard, die boekhoudkundig als investering worden ingedeeld (en niet als kost) slechts 6% btw ipv 21%. In vele gevallen zullen deze investeringswerken gekoppeld zijn aan een Agion-subsidie (70% voor lager onderwijs, 60% voor secundair onderwijs).
Stel een school renoveert een sanitair blok. Investering van 120.000 euro excl. btw. Btw-tarief van 6% zal van toepassing zijn, met subsidiëring. Stel dat de ouderwerking voorstelt om de ramen voorzien in dit project te betalen uit de kas van de ouderwerking (20.000 euro), dan zal op dit bedrag 21% btw van toepassing zijn, gezien de factuur verstuurd wordt naar een feitelijke vereniging die op zich geen onderwijsinstelling is. Bovendien zal die 20.000 niet in aanmerking komen voor subsidie gezien de school geen factuur zal kunnen voorleggen aan Agion. Indien de ouderwerking 20.000 euro als gift overmaakt aan de school, bestemd voor de ramen, dan kan die 20.000 euro kost mee gefactureerd worden aan 6% en gesubsidieerd worden.
Meer info bij AGION, het agentschap voor infrastructuur in het onderwijs: http://www.agion.be/btw.

Op welke manier kan er gestemd worden in de schoolraad?

De VCOV raadt aan om zoveel mogelijk in gesprek te gaan en te streven naar een consensus. In uitzonderlijke gevallen, als men na overleg niet tot een gemeenschappelijk standpunt komt, kan er gestemd worden. In het participatiedecreet vind je geen bepalingen omtrent de besluitvorming in de schoolraad. De schoolraad moet die zelf vastleggen in het huishoudelijk reglement.

Aanbevelingen VCOV:
-    Aan elke geleding een gelijk aantal stemmen geven.
-    Stemmen via handopsteking (tenzij een lid om geheime stemming vraagt).
-    De beslissing nemen bij gewone meerderheid (de helft van de stemmen + 1)
-    Voor een geldige besluitvorming, moet minstens de helft van het totaal aantal leden aanwezig zijn.


Hoe kunnen we als ouderwerking mee denken over de luizenproblematiek?

Fijn dat de ouderwerking mee wil denken over de aanpak van het luizenprobleem op school, een probleem dat in elke school de kop opsteekt. Eerst en vooral willen we duidelijk stellen dat het aanspreken van ouders op luizen bij hun kind, een taak van de school en/of CLB is. Dit is geen opdracht voor de ouderwerking. De luizenproblematiek in het algemeen kan uiteraard op een vergadering besproken worden. De ouderwerking kan mee nadenken over het luizenbeleid: hoe gebeurt de controle, hoe worden ouders geïnformeerd, hoe wil je zelf op de hoogte gebracht worden…
Een belangrijk uitgangspunt is dat wellicht elke ouder bereid is om luizen te bestrijden, maar dat niet elke ouder sterk genoeg is om dit alleen te kunnen. Soms zijn er gezinnen waar de luizenproblematiek erg langdurig en zeer hardnekkig is. De school kan dan wel sensibiliseren, informeren en preventief werken. Maar deze ouders hebben vaak ook hulp thuis nodig. Luizen worden ook verspreid via beddengoed, knuffels, andere huisgenoten… dus de aanpak moet heel breed gezien worden. Het CLB en de schoolarts moeten hier dan ingeschakeld worden zodat er ook thuis begeleiding kan voorzien worden.
Het is goed een gecoördineerd beleid te voeren rond preventie van luizen en de bestrijding ervan op school. Discretie is een sleutelwoord want niemand heeft er graag mee te maken en het komt overal, in alle lagen van de bevolking, voor. Best is vanaf het begin van het schooljaar niet culpabiliserend info te verstrekken: vragen oog te hebben voor en melden dat de school dit zal melden en omgekeerd dat de school het apprecieert als de ouders dit zouden melden bij vaststelling van luizen bij hun kind/scholier. Brieven daarvoor zijn normaal beschikbaar bij het CLB. Indien dit niet het geval is, is het best dat de school de schoolarts contacteert voor goede preventieve info.
Sommige scholen hebben een 'kriebelteam' van ouders en leerkrachten, die af en toe, in de gevoelige periodes, controles uitoefenen en nadien discreet de ouders informeren. Dat laatste doen de leerkrachten, niet de helpende ouders. Het kriebelteam is een ondersteuning, ouders kunnen niet verplicht worden hun kind door deze vrijwilligers te laten controleren.
Vele basisscholen gebruiken de 'luizenalarmsticker' en bijhorende brief om alle ouders te informeren.

(Zie ook www.klasse.be met zoekterm ‘luizen’)

Is een schoolraad verplicht als er ouders deel uitmaken van de inrichtende macht?

Een inrichtende macht is niet verplicht een schoolraad op te richten als:
 de inrichtende macht voor ten minste twee derde is samengesteld uit rechtstreeks gekozen vertegenwoordigers van personeel en van ouders.
 er een billijk evenwicht is tussen de vertegenwoordigers van personeel en van ouders. Dit evenwicht is gewaarborgd:
 indien deze geledingen evenveel stemmen hebben, of
 indien het aantal stemmen van de grootste geleding kleiner is dan de helft van het totaal aantal stemmen.
 in het secundair onderwijs geldt als bijkomende voorwaarde dat vertegenwoordigers van de leerlingenraad met raadgevende stem betrokken worden bij de onderwerpen waar een schoolraad bevoegd voor is. Het aantal vertegenwoordigers van de leerlingen is ten minste gelijk aan dat van de vertegenwoordigers van de ouders.

Bijv. een inrichtende macht bestaande uit 9 personen:
-    3 externen
-    3 ouders
-    3 personeelsleden
=> schoolraad is niet verplicht, 2/3 van de leden zijn immers vertegenwoordigers van personeel en ouders + tussen deze vertegenwoordigers is er een goed evenwicht

-    4 externen
-    3 ouders
-    2 personeelsleden
=> schoolraad is verplicht want er is geen 2/3 meerderheid voor personeel en ouders

-    5 personeelsleden
-    4 ouders
=> schoolraad is verplicht want er is wel een 2/3 meerderheid voor personeel en ouders maar het personeel heeft meer dan de helft van de stemmen.

Mag een ouderraad in verschillende talen communiceren naar de ouders?

Als ouderraad kan je zeker in verschillende talen communiceren naar de ouders. Je hebt als decretale ouderraad immers een communicatie- en informatieplicht naar de achterban (= alle ouders van de school).
Je hebt als ouderraad ook een inspanningsverplichting om maatschappelijk kwetsbare groepen te vertegenwoordigen.
In de praktijk wil dit zeggen dat je als ouderraad soms in andere talen dan het Nederlands naar ouders moet communiceren, dit kan zowel schriftelijk als mondeling zijn. Dit kan nodig zijn om de ouderbetrokkenheid van alle ouders te vergroten.

Als ouderkoepel raden we wel aan om het Nederlands als voertaal te gebruiken, en de andere talen als ondersteuning, voor ouders die het Nederlands nog niet machtig zijn. We raden ook aan om hierover afspraken te maken met het schoolteam en rekening te houden met het taalbeleid van de school. Ga in gesprek hierover met de directeur en streef naar een communicatiestijl waar zowel de ouderraad als de school zich in kan vinden.

Meer info over het gebruik van andere talen op school: MARS onderzoek (meertaligheid als realiteit op school)

Hoe vinden we een nieuwe voorzitter voor de ouderraad?

Check onze tips. (Link naar infotheek, Tips voor een goede voorzitterwissel)

Hoe verdelen we de plaatsen in de schoolraad als de school meerdere vestigingsplaatsen heeft?

Het participatiedecreet zegt in artikel 10, § 4: 'De inrichtende macht kan waarborgen uitwerken opdat geledingen uit verschillende vestigingsplaatsen of in het geval bedoeld onder artikel 9 verschillende scholen in de schoolraad zouden worden vertegenwoordigd.'
De omzendbrief specifieert in punt 5.3.2: ‘Hoeveel vertegenwoordigers van elke geleding zetelen in de schoolraad?
 Ouders, personeel, leden van de lokale gemeenschap en leerlingen in het secundair onderwijs hebben steeds een gelijk aantal vertegenwoordigers in de schoolraad.
 Bij de oprichting van de eerste schoolraad heeft elke geleding ten minste 2 vertegenwoordigers. Nadien kan de schoolraad dit aantal zelf bepalen, maar het bedraagt altijd ten minste 2 vertegenwoordigers per geleding. Ook moeten alle geledingen steeds een gelijk aantal vertegenwoordigers toe bedeeld krijgen.
 Een schoolbestuur (inrichtende macht) kan waarborgen uitwerken om ervoor te zorgen dat verschillende vestigingsplaatsen of verschillende scholen in de schoolraad worden vertegenwoordigd.'

Vanuit VCOV raden we aan om:
 Eerst en vooral in het huishoudelijk reglement van de schoolraad na te kijken of er al een regeling/waarborg staat voor de vertegenwoordiging van de verschillende vestigingsplaatsen in de schoolraad.
 Is dit niet het geval, dan raadt de VCOV aan om een eerlijk en objectief criterium te hanteren, bijv. een verdeling op basis van het aantal leerlingen per vestigingsplaats/school.  
 Zorg er voor dat zowel kleuter- als lager onderwijs vertegenwoordigd is.
 De ouders en ouderraden kunnen een voorstel doen, maar het is aan de inrichtende macht om te beslissen.
 Nadien neem je best de uitgewerkte waarborg/regeling op in het huishoudelijk reglement van de schoolraad.
 Houd er ook rekening mee dat alle geledingen steeds een gelijk aantal vertegenwoordigers moeten hebben. Als er bijv. 5 oudervertegenwoordigers zijn in de schoolraad, moeten er ook 5 personeelsleden en 5 leden van de lokale gemeenschap aangeduid worden. 

Zijn de leden van de ouderwerking verzekerd tijdens een uitstap buiten de school? Bijv. een etentje, een avondje bowling...

In principe zijn alle activiteiten die worden georganiseerd, gecontroleerd en toegelaten door de school verzekerd via de schoolpolis. Hieronder vallen dus ook activiteiten die de ouderwerking organiseert voor de leden om elkaar beter te leren kennen of om de leden te bedanken voor hun engagement. Verzekeren je er wel van dat de directie en/of het schoolbestuur op de hoogte zijn en akkoord gaan met het initiatief. Het moet ook duidelijk zijn dat het om een activiteit van de ouderwerking gaat. Bij twijfel is het altijd aangeraden de schoolpolis na te kijken. Sommige risicovolle activiteiten zoals bijv. een hoogteparcours worden misschien niet gedekt!

Welke rol kan de ouderwerking hebben bij het middagdutje van de allerkleinsten?

Op sommige scholen hebben kleuters de kans om onder de middag een dutje te doen. De ouderwerking kan toelichting vragen aan de school over waarom dit al dan niet gebeurt en op welke manier het georganiseerd wordt. Een gedragen visie op 'slapen op school' is heel belangrijk. Er is geen regelgeving die dit verbiedt. Wel kan de doorlichting vragen stellen over het verlies aan 'lestijd'. Dit is echter afhankelijk van inspecteur tot inspecteur. Richtlijnen zijn er niet.
De VCOV pleit er voor om naar het belang van het kind te kijken: het welbevinden van de jongste kleuters gaat erop vooruit als ze de kans krijgen om even te slapen. Deze kinderen kunnen fit deelnemen aan de namiddagactiviteiten, zonder in slaap te vallen.

Kleuterscholen met een volwaardig slaapklasje zijn eerder uitzonderlijk. Hindernissen waarop men stoot zijn opvang, bewaking en verzorging. De leraren kunnen hier niet voor ingezet worden omdat zij uiteraard recht hebben op middagpauze. Werken met vrijwilligers kan, maar is niet evident omwille van verzekering, aansprakelijkheid en de taken naast bewaking zoals pampers verversen…

In het kader van het CM-project 'slaap bij kleuters' stelde de VCOV 10 tips op over hoe de ouderwerking met de school kan samenwerken rond ‘slaap’. Bij het project hoort ook een workshop 'Plezant naar dromenland' met praktische tips. (Link naar infotheek, 10 tips VCOV CM project slaap)
(Link naar infotheek, aanbod, acties en projecten, plezant naar dromenland)

Is een ouderwerking BTW-plichtig?

Voor het antwoord op deze vraag is het belangrijk te weten of de ouderwerking een officiële ouderraad is of een feitelijke vereniging. Een ouderraad is een ouderwerking die voldoet aan enkele criteria:
- democratisch samengesteld zijn
- huishoudelijk reglement hebben (waar enkele dingen verplicht in staan)
- boekhouding volledig opgenomen in de boekhouding van de school (die een vzw is)

Een feitelijke vereniging is een groepje van mensen dat samen iets wil organiseren of een doel wil nastreven. Juridisch bestaat een feitelijke vereniging niet en er zijn dan ook geen wetten of regels over. Aangezien een feitelijke vereniging zelf geen juridische structuur is, betaalt die vereniging ook geen belastingen.
Meestal zijn feitelijke verenigingen niet BTW-plichtig, maar het kan wel. Als de feitelijke vereniging economische activiteiten uitvoert die btw-plichtig zijn, dan moet die vereniging de verdiende btw verplicht doorstorten naar de overheid. Hiervan mag ze uiteraard eerst de btw aftrekken die ze zelf heeft betaald op inkomende facturen of andere aankopen.

Het hangt o.a. af van de omzet. De omzetdrempel voor de vrijstelling van BTW werd opgetrokken naar 25.000 euro (sinds 1 januari 2016). Deze vrijstelling kan door vrijwel elke btw-belastingplichtige worden aangevraagd, dus ook door een btw-belastingplichtige feitelijke vereniging.

Een feitelijke vereniging kan dus net zoals een vzw btw-plichtig zijn als ze een aantal specifieke inkomsten heeft.

Verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid worden enkel belast in de mate dat ze een economische activiteit verrichten. Indien ze een economische activiteit verrichten, zullen de inkomsten (en de uitkering van winsten aan de leden) belast worden in hoofde van de leden (in de personenbelasting).

Mag de ouder- en/of schoolraad informatie vragen over de financiën van de school?

Volgens artikel 15 van het participatiedecreet heeft de schoolraad recht op informatie: De leden van de schoolraad hebben in functie van de uitoefening van de bevoegdheden van de schoolraad een algemeen informatierecht. Daaraan is toegevoegd: Het schoolbestuur bezorgt daartoe aan de leden van de schoolraad, samen met de vergaderagenda, alle relevante documenten. Indien tijdens of na een overleg vastgesteld wordt dat er cruciale informatie ontbrak, dan wordt de desbetreffende beslissing van het schoolbestuur opgeschort.

Ivm de financiën van de school stelt de VCOV dat school- en ouderraad toelichting kunnen vragen over de grote lijnen (bijv. wat zijn de grote uitgaveposten). Als een ouder- of schoolraad informatie nodig heeft over de financiën om een advies of overleg voor te bereiden, dan moeten ze duidelijk aangeven welke informatie ze precies nodig hebben en waarom. Wat moet de ouderraad minimaal weten om een onderbouwd advies te kunnen geven aan haar vertegenwoordigers in de schoolraad?
De school VZW valt niet onder het toepassingsgebied ‘openbaarheid van bestuur’. Wel moeten ze als VZW jaarlijks de jaarrekening neerleggen bij de Rechtbank van Koophandel of bij de Nationale Bank van België. De jaarrekening is dus een openbaar document dat kan opgevraagd worden via de NBB of op de Rechtbank van Koophandel. Er zou dus ook geen probleem mogen zijn om dit jaarlijks te bezorgen.
Volledige inzage in de schoolboekhouding is niet mogelijk, want daar staat altijd persoonlijke info in, zoals bv lonen, onkostenvergoedingen...
De leden van de RvB en AV van de school-VZW hebben wel inzagerecht op de gedetailleerde boekhouding, buitenstaanders niet.
Een mogelijke oplossing is dat de directeur (of boekhouder) op een vergadering info geeft over de grote lijnen van de in- en uitgaven.

Is een ouderraad gebonden aan de privacywetgeving in verband met het publiceren van foto's?

De wet op de privacy geldt ook voor foto’s op een schoolwebsite. Indien de ouders een onderdeel op de schoolwebsite hebben, vallen zij onder de regelgeving van de school.

Als je als ouderwerking foto's wil publiceren, moet je hierop letten:
•  Ouders moeten zich akkoord verklaren met de publicaties van foto's van hun kind(eren). Je kan hiertoe in het schoolreglement het volgende opnemen: ‘Ouders die wensen dat hun kind niet voorkomt op foto’s die verschijnen op de website, melden dit schriftelijk aan de school in het begin van het schooljaar.’ Vraag aan de school of er ouders zijn die dit gemeld hebben.
•  Publiceer best geen portretfoto’s, enkel sfeerbeelden.
•  Zet de foto’s in een zeer lage resolutie, waardoor afdrukken en bewerken tot een slecht resultaat leidt.
•  Namen van kinderen bij de foto’s plaatsen, is uit den boze! (Trouwens, namen van kinderen zet je best niet op de website, enkel een voornaam kan, zonder foto weliswaar! Bijv. een verslagje dat door een leerling geschreven is of een verjaardagskalender.)

Kan één school meerdere schoolraden hebben? Bijv. in het geval van twee scholen die gefusioneerd zijn?

Nee, het participatiedecreet stelt dat in elke school een schoolraad moet worden opgericht. (Uitgezonderd scholen buitengewoon onderwijs type 5 en scholen met een participatief samengesteld schoolbestuur.)
Onder een school wordt verstaan: ‘Een pedagogisch geheel waar onderwijs georganiseerd wordt en dat onder leiding staat van een directeur’. Een vestigingsplaats valt hier niet onder. Een vestigingsplaats behoort wel tot een school maar heeft geen apart instellingsnummer. (Een ouderraad kan wel op het niveau van de vestigingsplaats worden opgericht!)
Op het principe dat een schoolraad wordt opgericht op het niveau van de school is één uitzondering. Er kan één schoolraad worden opgericht voor verscheidene scholen waarvan de vestigingen in dezelfde gemeente gelegen zijn of binnen een straal van twee kilometer. Als voorwaarde geldt dat alle betrokken scholen ofwel tot het basisonderwijs behoren, ofwel tot het secundair onderwijs.