Model sponsoringsovereenkomst of schenking/gift

Zoeken

Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid
Algemene informatie sponsoring

Voorwaarden sponsoring zodat de sponsor het kan inbrengen


Opdat de sponsor de kost kan inbrengen als aftrekpost, moet er iets duidelijk tegenover staan als tegenprestatie van de sponsoring (bv reclame) en dat moet op papier staan.
Indien er geen tegenprestatie is, worden deze uitgaven niet aanzien als een beroepskost en zijn ze bijgevolg niet fiscaal aftrekbaar.
Bij sponsoring in geld is de BTW 100% aftrekbaar indien het publicitair karakter (de tegenprestatie) kan aangetoond worden.
Bij sponsoring in natura is de BTW op de aankoopfactuur van deze goederen aftrekbaar indien de prijs (excl. BTW) lager is dan 50,00 euro. Hier moet het publicitair karakter niet worden aangetoond. Men moet wel kunnen bewijzen dat het goed effectief gratis werd weggegeven.
Overschrijdt de prijs van het gratis weggegeven goed de grens van 50,00 euro (excl. btw), dan kan de BTW slechts gerecupereerd worden indien er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan :
1.    Het publicitair karakter moet bewezen worden
2.    De sponsor moet een factuur opstellen voor de levering van de goederen en de gesponsorde vereniging of vzw moet een factuur opstellen voor de gevoerde reclame.
Is er niet aan deze twee voorwaarden voldaan dan kan men de BTW niet recupereren


Officiële ouderraad

Valt onder de school waardoor volgende bijkomende regels gelden:
Als de school reclame en sponsoring wil toestaan, moeten ze zich houden aan een aantal regels die te vinden zijn op https://www.onderwijs.vlaanderen.be/nl/verkoop-en-reclame. Een officiële ouderraad maakt deel uit van de school en moet zich dus aan dezelfde regels houden. Ook een vzw of feitelijke vereniging die aan ouderwerking doet, raden wij aan dezelfde richtlijnen te volgen, maar dit is niet verplicht op voorwaarde dat het een activiteit is waar de school niet aan meewerkt. In het geval van een schoolfeest, werkt de school hoogstwaarschijnlijk mee en gelden dus dezelfde regels:

Scholen die reclame en sponsoring toestaan, moeten zich aan een aantal regels houden:

1.  Verplichte activiteiten of leermiddelen moeten vrij blijven van reclame:
o    Er mag  geen reclame in hand- en werkboeken, de agenda, het klaslokaal of de turnzaal
o    In de refter mag dat wel, als die niet voor verplichte activiteiten gebruikt wordt
o    Een logo of naam van een merk of bedrijf op didactisch materiaal (handboek, computer ...) is geen uitdrukkelijke reclameboodschap
 
2.   Van niet-verplichte activiteiten, zoals meerdaagse schoolreizen of bosklassen,  mag een school vermelden dat zij die dankzij een persoon, bedrijf of vereniging gratis of tegen een lagere  prijs kan aanbieden.

3.   Reclame en sponsoring:
o    Moeten verenigbaar zijn met de pedagogische en onderwijskundige taken en doelstellingen van de school
o    Moeten in overeenstemming zijn met de goede smaak en het fatsoen
o    Mogen de objectiviteit, de geloofwaardigheid, de betrouwbaarheid en de onafhankelijkheid van de school niet in het gedrang brengen. Zo kan het feit dat een computerbedrijf een school sponsort, de school er niet toe verplichten om computers van dat bedrijf aan te kopen.

In het geval van reclameboekjes tijdens een schoolfeest, kunnen dus namen en logo’s gebruikt worden. Wij raden wel aan dit op voorhand zowel met de school als met de ouders te bespreken.

Bij twijfel, mag u ons altijd contacteren. U kan ook kijken naar de adviezen van de Commissie Zorgvuldig Bestuur: http://www.ond.vlaanderen.be (naar beneden scrollen: reclame en sponsoring) of hen zelf een adviesvraag voorleggen.
 

FISCALE ATTESTEN

De verenigingen die fiscale attesten mogen uitschrijven zijn beperkt en te vinden op de website van de federale overheidsdienst financiën. In het kort zijn er 3 groepen, maar hoogstwaarschijnlijk behoort uw ouderwerking tot geen van deze drie:

  • instellingen die uitdrukkelijk opgenomen zijn in de wet (o.a. het Rode Kruis, de Koning Boudewijnstichting...)
  • instellingen of verenigingen die erkend zijn door de minister van Financiën of bij koninklijk besluit (hiervoor moet een erkenningsaanvraag ingediend worden. Het gaat voornamelijk om instellingen rond een doel van algemeen nut en/of liefdadigheid zoals slachtofferhulp, culturele instellingen, wetenschappelijke instellingen, natuur- en monumentenbehoud...
  • buitenlandse instellingen of verenigingen met gelijkaardige doelstellingen


Feitelijke vereniging

Er is kans dat de sponsoring door de belastingen aanzien zal worden als persoonlijke inkomsten van een lid. Verder kan een feitelijke vereniging niet factureren waardoor het niet mogelijk is voor een handelaar om het in te brengen.

MODEL SPONSORINGOVEREENKOMST OF SCHENKING/GIFT


Sponsovereenkomst tussen


De vzw/vereniging                                                      ……………………………………………..


Maatschappelijke zetel/adres te                             ……………………………………………..


vertegenwoordigd door                                            ……………………………………………..


hierna genoemd "de gesponsorde".


 


en


 


Naam                                                                             ……………………………………………..


Maatschappelijke zetel/adres                                  ……………………………………………...


B.T.W. nummer BE                                                     ……………………………………………..


ingeschreven in het handelsregister van               ……………………………………………..


onder het nummer                                                     ……………………………………………..


vertegenwoordigd door                                                           ……………………………………………..


hierna genoemd "de sponsor",


 


verklaren overeengekomen te zijn:


Artikel 1: Voorwerp van de overeenkomst


  • het evenement waarop het contract van toepassing is:


-        Bv quiz, ontbijtactie…


  • de prestatie van de sponsor:


-        Bv aanleveren van prijzen/drank/… (goederen in natura)


-        Bv financiële bijdrage (geld)


  • de prestatie van de gesponsorde:


-        Bv reclame op website/facebook/evenement/…


In bijlage een overzicht van de activiteit (bv folder, website…)


 


 


 


Artikel 2: Duur van de overeenkomst


Deze overeenkomst is gesloten voor een periode van ………….                (jaren/maanden/weken/dagen)  ingaande op                   …………/……………/………                                                 (begindatum)
en eindigend op              …………/……………/……….                                               (einddatum).


 


Opgemaakt te  ………………….………………. op …………/………………/…….., in tweevoud.
Elk van de partijen verklaart één exemplaar ontvangen te hebben.


 


Voor de gesponsorde

Voor de sponsor

Naam:

 

 

Functie:

 

 

Handtekening:

 

 

Naam:

 

 

Functie:

 

 

Handtekening:

 

 


 


 


 


OPTIONELE ARTIKELS


Artikel 3: Verplichtingen van de sponsor


Onverminderd de overige verplichtingen die in onderhavige overeenkomst vermeld zijn, engageert  de sponsor er zich ertoe de volgende verbintenissen te respecteren.


Voorbeelden:


-        voorwaarden aan gebruik logo + aanleveren logo door sponsor


-        hoe en wanneer goederen in nature geleverd worden


-        datum betaling financiële bijdrage


-        betaaltermijn facturen


-       


 


Artikel 4: Plichten van de gesponsorde


Verdere beschrijving van de prestaties van de gesponsorde.


Voorbeelden:


-        Logovermelding


-        Banner


-        Vermelding website, flyer, facebook


-       


Artikel 5: Exclusiviteit


De gesponsorde verbindt zich ertoe om de sponsor exclusiviteit te garanderen voor bv het evenement/sectorgebonden/geen concurrerende bedrijven als sponsor…


 


Artikel 6: Sancties, indien 1 van beide partijen nalaat 1 of meer van haar verplichtingen na te komen


Bv schadevergoeding, gesponsorde producten terug inleveren…



Artikel 7:  Controle op de uitvoering, overmacht en beëindiging van de overeenkomst


-        Er kunnen bepaalde controlemodaliteiten bepaald worden: wie controleert, hoe, wanneer?


-        Gevolgen van niet naleving van de overeenkomst + procedure


-        Bepalingen overmacht.
Wat is overmacht (het niet nakomen is een gevolg van een vreemde oorzaak die de organisatie niet kan worden toegerekend, en er geen kwade trouw is) bv stormweer, brand…
Procedure (bv verwittigingstermijnen, aangetekend…) + bepalen wat er met de gesponsorde goederen/bijdrage zal gebeuren


Artikel 8: De bevoegde rechtbank en het toepasselijk recht


Alle betwistingen die zouden kunnen ontstaan uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank te …………….


 


Artikel 9: Bijlagen


De bijlagen maken integraal deel uit van deze overeenkomst:


-        Bijlage 1


-        Bijlage 2


-       


 


 


 


 


 



 


Disclaimer


Belangrijk: Dit document wordt u aangeboden “as is” en zonder enige garantie aangaande zijn volledigheid, correctheid of bruikbaarheid in uw specifieke situatie. Elk gebruik van dit document gebeurt onder uw eigen verantwoordelijkheid en op uw eigen risico.  Modeldocumenten zijn bedoeld als een startpunt om u toe te laten om hetzij met de nodige kennis van zaken hetzij met de nodige professionele externe hulp aangepaste documenten te creëren die voldoen aan uw specifieke noden.  Wij raden u aan om uiterst voorzichtig om te gaan met modeldocumenten en alle redelijke controles en kwaliteitschecks uit te voeren alvorens u documenten in gebruik neemt. Het is met andere woorden uitsluitend uw eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de inhoud van documenten die u creëert op basis van onze modeldocumenten correct, volledig en in overeenstemming met de wet is.  VCOV vzw garandeert op geen enkele wijze de correctheid, compleetheid, gepastheid van haar modeldocumenten en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het gebruik ervan of voor de gevolgen of enige vorm van schade van welke aard ook die gebeurlijk kunnen voortvloeien uit het gebruik dat u ervan maakt.


Feedback geven