Digitaal aanmelden en inschrijven

Zoeken

Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid
Digitaal aanmelden en inschrijven

Inschrijven in een school lijkt op het eerste zicht makkelijk: je gaat naar je school van voorkeur en schrijft je kind in. Maar zo simpel is het niet. Inschrijven is gebonden aan een aantal regels en afspraken. Deze regels en afspraken liggen grotendeels vast in een decreet, dat onlangs werd vernieuwd en geldt vanaf schooljaar 2023-2024. Wie zijn kind tijdens schooljaar 2022-2023 moet inschrijven om te starten in schooljaar 2023-2024 krijgt dus te maken met deze nieuwe wetgeving. Het is niet de bedoeling om in deze tekst het hele inschrijvingsrecht te overlopen, maar eerder om aan ouders een aantal praktische handvatten aan te reiken. 

Op voorhand benadrukken we dat er grote verschillen zijn tussen regio’s en zelfs tussen scholen wat betreft het aanmelden en inschrijven. We roepen daarom op om je tijdig en goed te informeren. Deze tekst reikt een aantal handvatten aan, maar u kunt voor informatie ook steeds terecht bij:

•    De school zelf
•    Het Centrum voor leerlingenbegeleiding (CLB)
•    Het Lokaal Overlegplatform (LOP)

Veel scholen organiseren opendeurdagen, infosessies of informatieavonden. Het is zeker aangeraden om deze infomomenten te volgen. Vaak vindt u de data op de websites of sociale media van de scholen zelf en in brochures of op flyers die de scholen verspreiden. Via de website Onderwijskiezer kunt u ook scholen per regio opzoeken. Op het tabblad ‘Infomomenten’ staan vaak de nodige data vermeld.

Sinds de uitbraak van COVID-19 bieden heel veel scholen ook online informatie aan. Bekijk daarvoor in eerste instantie de website van de school. Indien u de school graag wilt bezoeken buiten de geplande opendeurdagen om, bel dan altijd eerst naar de school om te vragen of er mogelijkheden zijn om een afspraak in te plannen.


AGODI (Agentschap voor Onderwijsdiensten) maakte een infofilmpje over 'Inschrijvingen voor schooljaar 2023-2024' (gewoon basis- en secundair onderwijs).

1. Het verschil tussen (digitaal) aanmelden en inschrijven

(Digitaal) aanmelden en inschrijven is niet hetzelfde. Aanmelden betekent dat je op voorhand laat weten in welke school of scholen jij je kind zou willen inschrijven. Aanmelden kan bij meerdere scholen, waarbij je dikwijls de scholen moet ordenen in een volgorde naar jouw voorkeur. Als je je kind hebt aangemeld bij een school wil dat nog niet zeggen dat jouw kind ook in die school kan worden ingeschreven. Het is niet in alle scholen nodig of verplicht om je kind aan te melden.

Inschrijven is het definitief inschrijven van je kind in één bepaalde school. Als de inschrijving is gerealiseerd, ben je zeker van een plek voor je kind op die school. Hiervoor moet je als ouder wel akkoord gaan met het pedagogisch project en het schoolreglement van de school, anders kan de inschrijving niet gerealiseerd worden. De school kan het akkoord zowel schriftelijk (handtekening op papier) als digitaal (bijvoorbeeld via een online formulier) vragen.

Een kind moet ingeschreven worden in een school

•    als het voor het eerst naar school gaat
•    als het overgaat van de lagere school naar het secundair onderwijs
•    als het van school verandert
•    in sommige scholen: als het kind overgaat van de kleuterklas naar de lagere school (dit moet dan vermeld zijn in het schoolreglement)

Als je kind in dezelfde school blijft, moet je het niet elk schooljaar opnieuw inschrijven. Veel scholen vragen echter op het einde van het schooljaar wel of de leerling op school zal blijven met het oog op praktische zaken (zoals het vormen van klassen en dergelijke).

2. (Digitaal) aanmelden

2.1    Welke scholen melden (digitaal) aan?

In sommige scholen of gemeenten moet je eerst aanmelden voor je kan inschrijven. De school is verplicht dit duidelijk kenbaar te maken. Via de website van Onderwijs Vlaanderen vind je een lijst met steden en gemeenten. Per stad/gemeente staat een website en een e-mailadres vermeld voor meer informatie over wie kan inschrijven, waar en wanneer. Als je gemeente niet in de lijst staat, behoort het niet tot een Lokaal Overlegplatform (LOP). Via de website lokaaloverlegplatform.be kan je ook gemakkelijk doorklikken naar de website van jouw LOP. Of een school wel of niet aanmeldt, wordt meestal ook opgenomen in de scholenzoeker van Onderwijskiezer. Onder het tabblad ‘Infomomenten’ van de school naar keuze staat vaak een link die verwijst naar informatie over inschrijven. Vind je niet of de school van jouw voorkeur aanmeldt of niet? Je contacteert dan best de school waar je wilt inschrijven voor informatie.

Veel scholen laten enkel aanmelden voor nieuwe leerlingen van het 1ste jaar (1ste jaar kleuteronderwijs, 1ste jaar lager onderwijs of 1ste jaar secundair onderwijs). Voor hogere jaren in het secundair onderwijs wordt niet gewerkt met aanmelden. Verandert je kind van school, informeer dan zeker bij de school of aanmelden noodzakelijk is.


2.2    Wanneer moet ik mijn kind (digitaal) aanmelden of inschrijven?

Sinds het nieuwe inschrijvingsdecreet is er een centrale tijdslijn. Voor de inschrijvingen voor schooljaar 2023-2024 geldt het volgende.

Basisonderwijs zonder aanmelden:

  • Inschrijvingen voor een bepaald schooljaar kunnen ten vroegste starten op de eerste schooldag van september van het voorafgaande schooljaar. Het schoolbestuur bepaalt de startdatum van de inschrijvingen en communiceert deze startdatum aan alle belanghebbenden.


Basisonderwijs met aanmelden:

  • De aanmeldingsperiode voor de inschrijvingen in het basisonderwijs voor schooljaar 2023-2024 loopt van 27 maart 2023 tot en met 21 april 2023.
  • De resultaten van de aanmeldingen worden ten laatste op 21 april 2023 bekend gemaakt. Op dat moment weet je als ouder of je je kind effectief kunt gaan inschrijven in de school.
  • Gunstig gerangschikte leerlingen kunnen zich inschrijven van 24 april 2023 tot en met 15 mei 2023.
  • Vanaf 23 mei 2023 starten de vrije inschrijvingen.


Secundair onderwijs zonder aanmelden: 

  • De inschrijvingen voor schooljaar 2023-2024 zonder aanmeldingsprocedure starten op 16 mei 2023.


Secundair onderwijs met aanmelden:

  • De aanmeldingsperiode voor de inschrijvingen loopt van 27 maart 2023 tot en met 21 april 2023.
  • De resultaten van de aanmeldingen worden ten laatste op 15 mei 2023 bekend gemaakt. Op dat moment weet je als ouder of je je kind effectief kunt gaan inschrijven in de school.
  • Gunstig gerangschikte leerlingen kunnen zich inschrijven van 16 mei 2023 tot en met 12 juni 2023.
  • Vanaf 16 mei 2023 starten de vrije inschrijvingen.


Wanneer scholen gebruik maken van een digitaal aanmeldsysteem, dan is chronologie niet van belang. Het systeem zal de leerlingen toewijzen op basis van toeval, rekening houdend met een aantal (voorrangs-)criteria. Het maakt dus niet uit of je je kind aanmeldt op de eerste dag van de aanmeldperiode, of de laatste dag. Zorg wel dat je aanmeldt binnen de genoemde periode, anders heeft je kind misschien geen plaats!


2.3    Gelden de voorrangsregels ook bij digitaal aanmelden?

Sommige leerlingen krijgen voorrang bij het aanmelden en inschrijven in een school. Deze voorrangsregels gelden ook als een school werkt met aanmelden. Voor de voorrangsregels verwijzen we naar de website van Onderwijs Vlaanderen. Je kan voor informatie ook terecht bij het Lokaal Overlegplatform, de gemeente of de school zelf. 

2.4    Hoe moet ik (digitaal) aanmelden?

De school vermeldt niet alleen of er moet worden aangemeld, maar ook hoe je dat moet doen. Als een school digitaal aanmeldt, moet je naar de website surfen die de school vermeldt. Daar doorloop je alle stappen. Hou tijdens het aanmelden de volgende gegevens bij de hand:

•    Naam, voornaam, geboortedatum en adres van je kind
•    Het rijksregisternummer van je kind
•    Indien je kind recht heeft op voorrang: het rijksregisternummer van het kind of personeelslid dat de voorrang genereert

Hulp nodig?
•    Op de websites van de verschillende digitale aanmeldsystemen vind je een categorie ‘FAQ’. Hier wordt antwoord gegeven op veelgestelde vragen.
•    In veel gemeenten worden (online) infosessies gegeven over de werking van het digitale aanmeldsysteem. De school kan je hierover informeren.
•    Aarzel niet om hulp te vragen. Je kunt terecht bij de school, bij het Lokaal Overlegplatform of jouw gemeente.

We raden aan om bij de aanmelding meer dan één school aan te duiden. Zet de school van 1ste voorkeur ook op de 1ste plaats, de school van 2de voorkeur op de 2de plaats, enz. Het digitale systeem zal proberen zoveel mogelijk kinderen toe te wijzen aan de school van eerste voorkeur. Dat lukt echter niet altijd, daarom wordt een kind dat geen plaats heeft in de school van eerste voorkeur zoveel mogelijk geplaatst in de school van tweede voorkeur en zo verder. Als je meerdere scholen aanduidt, heeft dit geen nadelig effect! Integendeel zelfs, het kan ervoor zorgen dat je kind naar een school van (al dan niet lagere) voorkeur kan maar wél een plaats heeft. Indien een kind niet toegewezen wordt aan een school van voorkeur is hij/zij aangewezen op de vrije plaatsen die er nog zijn ná de eerste inschrijvingsperiode (je moet dan op zoek naar een vrije plaats in een school tijdens de periode van vrije inschrijvingen).

Voor het 1ste jaar secundair onderwijs moet je je kind inschrijven in 1A of 1B. Deze keuze is bindend. Als je kind een getuigschrift lager onderwijs behaalt, dan moet je het in principe inschrijven in 1A. Past het 1ste leerjaar B beter bij het kind, maar behaalde het wel een getuigschrift van de lagere school? Dan kan je je kind inschrijven in 1B na een gunstige beslissing van de klassenraad en een gunstig advies van het CLB. Uiteraard moeten de ouders ook akkoord zijn.

Weet je in de aanmeldperiode nog niet zeker of je kind het getuigschrift lager onderwijs zal behalen, dan bestaat de mogelijkheid om aan te melden voor zowel 1A als 1B. Neem contact op met de lagere school en/of het CLB, zodat je zo snel mogelijk kan laten weten of je kind naar 1A of 1B zal gaan.


2.5    Mijn kind is aangemeld. En nu?

Ten laatste op de eerder genoemde datum (zie 2.2) krijg je een brief of e-mail met het resultaat van de aanmelding/toewijzing.

•    Als je kind een plaats heeft toegewezen gekregen, dan krijg je bericht in welke school je je kind mag gaan inschrijven.
•    Als je kind geen plaats heeft toegewezen gekregen, dan krijg je eveneens een melding en uitleg over de stappen die je kan zetten om toch nog een plaats te vinden.

Als je kind geen plaats toegewezen krijgt of een plaats toegewezen kreeg in een school van een lagere voorkeur, dan krijgt je kind een reservenummer op de wachtlijst van de school van hogere voorkeur. De school moet de volgorde van deze wachtlijst respecteren tot en met de vijfde schooldag van oktober. Dat betekent dat zij de leerlingen op de wachtlijst in die volgorde alsnog uitnodigen om zich te komen inschrijven indien er een plaats vrij zou komen.

Let op: een bevestiging van toewijzing aan een school is nog geen inschrijving! Je moet nog altijd naar de school gaan om definitief in te schrijven. De school neemt hiervoor contact met je op. Volg de instructies goed.


2.6    Ik heb een klacht over de aanmeldingsprocedure

Met een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure kan je terecht bij het de ombudsdienst inschrijvingen van het Lokaal Overlegplatform. Een commissie buigt zich over eventuele fouten en uitzonderlijke aanmeldingssituaties.

3. Inschrijven

Als je na het aanmelden een uitnodiging tot inschrijving hebt ontvangen of als de school niet (digitaal) aanmeldt, dan moet je naar de school gaan om je kind in te schrijven. 

3.1    Inschrijven na digitale aanmelding

Als je kind door het digitale aanmeldsysteem een plek toegewezen heeft gekregen in een school dan neemt de school contact op om te laten weten wanneer en hoe je je kind definitief moet inschrijven. De school zal hierbij ook vermelden wat je moet meenemen.

In deze eerste inschrijvingsperiode zullen enkel leerlingen ingeschreven worden die een toewijzing hebben gekregen via het aanmeldsysteem.

•    Heb je een toewijzing gekregen in deze school, maar vergeet je in te schrijven of kan je niet inschrijven op het vastgelegde moment? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de school om een andere afspraak te maken. De school zal zelf ook proberen om jou te contacteren. Lukt dat niet, dan kunnen zij na een vastgelegd aantal aantoonbare pogingen de plaats van jouw kind vrijgeven voor een andere leerling.
•    Heb je geen toewijzing gekregen in deze school en kreeg je een reservenummer op de wachtlijst? Dan schrijf je in in de school waar je kind wél toegewezen werd. Mocht er een plaats vrij komen in de school van hogere voorkeur, dan neemt die school contact met je op met de vraag of je je daar wilt inschrijven. Doe je dat, verwittig dan de school waar je je kind reeds inschreef om de dubbele inschrijving te vermijden. Zo kan de andere school ook weer een plaats vrijgeven aan iemand op hun wachtlijst. Let op: schrijf je pas uit op het moment dat je ingeschreven bent in de school van hogere voorkeur! Eens je je plaats opgeeft, is dat definitief.

3.2    Inschrijven zonder aanmelding

Onder inschrijven zonder aanmelding vallen twee mogelijke situaties:
•    De school laat leerlingen niet op voorhand aanmelden, maar schrijft meteen in.
•    De school laat leerlingen wel op voorhand aanmelden, maar de ouders hebben niet aangemeld in de aanmeldingsperiode.

Als de school op voorhand niet laat aanmelden, dan vermeldt ze duidelijk vanaf welke datum en vanaf welk exact tijdstip er kan worden ingeschreven. Op het vermelde moment begint de school met inschrijven en houdt hierbij rekening met de chronologie: wie het eerst komt, wordt als eerste ingeschreven. Kinderen die recht hebben op voorrang kunnen doorgaans al vanaf een eerdere datum inschrijven.

Heb je op voorhand niet aangemeld, terwijl dat eigenlijk wel had gemoeten? Dan moet je wachten tot de periode van vrije inschrijvingen beginnen. Deze data zijn centraal vastgelegd (zie 2.2). Indien de school op dat moment vrije plaatsen heeft, houdt de school rekening met chronologie: wie zich op die datum het eerste meldt om zich in te schrijven, krijgt de eerste vrije plaats. Indien de school al een wachtlijst heeft, zal je een reservenummer krijgen op de wachtlijst (na alle andere leerlingen die reeds op de wachtlijst staan). Ook in dit geval is chronologie belangrijk: wie eerst op de wachtlijst staat, wordt als eerste gecontacteerd als er een plaats vrij is.
 
3.3    Weigering tot inschrijving

In sommige gevallen kan of moet een school de inschrijving van een kind weigeren. In dat geval bezorgt de school je een mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving, ook wel een weigeringsdocument genoemd. Op de website van Onderwijs Vlaanderen kan je vinden in welke gevallen een school de inschrijving kan weigeren en welke stappen je verder kunt ondernemen.

4. Nog enkele aanbevelingen op een rijtje

Denk goed na over de schoolkeuze. Bezoek opendeurdagen en informatieavonden. Bekijk ook de online informatie over scholen.
Informeer je tijdig over de aanmeld- en inschrijfprocedures van de school waar je wilt inschrijven.
Bekijk op voorhand het schoolreglement. Je moet bij inschrijving immers akkoord gaan met dit schoolreglement, anders kan de school je kind niet inschrijven. Het is daardoor niet zinvol om (digitaal) aan te melden in een school waarbij je niet akkoord bent met het schoolreglement.
Hou flyers en brochures bij. Noteer belangrijke data in je agenda.
Als de school aanmeldt: meld tijdig aan.
Duid bij digitaal aanmelden meer dan één school aan. Zet ze in de volgorde van jouw voorkeur.
Vraag hulp als je vragen of moeilijkheden hebt bij het aanmelden.
Schrijf je kind tijdig in.
Verwittig de school als je je kind niet wenst in te schrijven of als je jouw plaats op de wachtlijst wil afstaan (let op: dit is definitief!).
Indien je je kind na eerste inschrijving in een school inschrijft in een ándere school, verwittig dan de school waar je kind eerst ingeschreven was dat zij de plaats mogen vrijgeven. Let op: doe dit pas na inschrijving in de nieuwe school! Verwittig je de school niet, dan kan de school de dubbele inschrijving na enige tijd in de administratie zien en geldt enkel nog de meest recente inschrijving. 

VCOV, september 2022
Feedback geven