Zoeken
1. Organisatie
Hoe de ouderraad zich structureert, ligt wettelijk niet vast. Het is niet verplicht om een (onder)voorzitter, secretaris of een penningmeester te hebben. Om vlot te werken, blijkt dit in de praktijk wel aangewezen.
2. Kijk het huishoudelijk reglement na
Staan er in het huishoudelijk reglement van de ouderraad afspraken over de verkiezing van of onverenigbaarheden voor de bestuursleden, dan moeten die gevolgd worden. Is er niks afgesproken, dan bepaalt de ouderraad dit zelf.
Met ‘onverenigbaarheden’ bedoelen we functies die volgens de VCOV best niet door dezelfde persoon uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld een ouder die tevens leraar of de partner van een lid van het schoolbestuur kan geen voorzitter worden.
3. Ga op zoek naar kandidaten
• Start tijdig! Ouders moeten kunnen nadenken voor ze zich kandidaat stellen.
• Geef duidelijk aan wat er van de voorzitter(s) verwacht wordt. Voeg eventueel een taakomschrijving bij.
• Laat weten hoe de ouders zich kandidaat kunnen stellen bijv. via mail aan de huidige voorzitter of directie.
• Spreek ouders persoonlijk aan. Sommige ouders zijn wel geïnteresseerd, maar moeten over de streep getrokken worden om net dat stapje meer te zetten. Anderen voelen zich vereerd als ze gevraagd worden.
4. Een voorzitter (ver)kiezen
• De functies of mandaten worden verkozen binnen de ouderraad. Enkel leden van de ouderraad mogen hun stem uitbrengen. Zo kan een leerkracht die geen lid is, niet meestemmen.
• Alle leden van de ouderraad die aanwezig zijn op de vergadering waarop de verkiezing plaatsvindt, mogen stemmen. We raden af om met volmachten te werken.
• Als er meerdere kandidaten zijn, raadt de VCOV aan om hierover geheim te stemmen. De stembriefjes worden door minstens 2 personen geteld.
• Bij een gelijk aantal stemmen voor twee kandidaten, kan de ouderraad een compromis zoeken, bijv. een co-voorzitterschap.
5. Geen kandidaten gevonden?!
• Verdeel de taken. Een voorzitter mag delegeren, hij/zij moet niet alles zelf doen. Bespreek hoe de voorzitter ondersteund kan worden bijv. door andere bestuursleden of werk met 2 covoorzitters of een wisselend voorzitterschap.
• Verdeel het werk. Spreid de verantwoordelijkheden, maar zorg voor overzicht. Heel wat ouderverenigingen werken met werkgroepen: elke werkgroep heeft een coördinator die alles in goede banen leidt en verslag uitbrengt. Zo zijn er meer mensen betrokken en blijft het haalbaar.
• Beperk de duur van de mandaten. De VCOV stelt voor om elke twee jaar nieuwe bestuursleden te verkiezen.
6. Samen inlopen
De VCOV raadt aan dat de uitredende voorzitter nog een tijdje de nieuwe voorzitter mee begeleidt. Idealiter kan de uittredende voorzitter van het vorige schooljaar nog instaan voor de planning van en de communicatie over de eerste vergadering.
7. Overleggen doe je samen!
De bestuursleden zorgen voor de vlotte gang van zaken en bereiden de vergadering voor. Beslissingen moeten zoveel mogelijk door de voltallige ouderraad genomen worden. Het is niet de bedoeling dat alle beslissingen voorgekauwd worden door het bestuur.
8. Informeer
Laat de ouders en het schoolteam weten wie de nieuwe voorzitter is en hoe ze hem/haar kunnen contacteren. Vergeet ook niet de contactgegevens van de nieuwe voorzitter door te geven aan de VCOV, zodat de nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten goed terecht komen.
9. Soigneer je vrijwilligers
Bedank de vrijwilligers regelmatig. Laat ouders weten dat ieder engagement even waardevol is. Vraag regelmatig feedback aan de (bestuur)leden van de ouderwerking en houd rekening met hun suggesties. Bijv. hoe ervaren ze hun taak als vrijwilliger? Doen ze het graag? Blijft het combineerbaar met hun werk en gezin? Wat werkt goed en wat kan anders?
10. Hulp nodig?
Aarzel niet om contact op te nemen met de VCOV. Een medewerker kan je wegwijs maken in het participatiedecreet en/of concreet ondersteunen ter plaatse.