Opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement van de ouderraad

Zoeken

Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid
Leidraad voor het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement van de ouderraad

De regelgeving

Het is een decretale verplichting voor een ouderraad om een huishoudelijk reglement (HR) te hebben waarin de werkafspraken staan. De ouderraad stelt het HR zelf op. Minstens volgende elementen moeten worden opgenomen:

  • de manier van samenstelling;
  • het aantal mandaten;
  • de manier waarop nieuwe leden tijdens de mandaatperiode kunnen toetreden tot de raad  en de redenen en de manier waarop mandaten vervroegd beëindigd kunnen worden;
  • de manier waarop de raad zijn afvaardiging voor de schoolraad bepaalt;
  • de manier waarop ervaringsdeskundigen en experten bij de werkzaamheden van de raad kunnen worden betrokken;
  • de manier waarop de raad wordt samengeroepen en de vergaderfrequentie;
  • de manier van besluitvorming;
  • de manier waarop de raad zijn communicatie- en informatieplicht zal realiseren;
  • de vakantieperiodes die de termijn schorsen waarbinnen het schoolbestuur het advies van de raad moet beantwoorden (30 kalenderdagen).
Hoe begin je eraan?

Het is niet nodig van nul te beginnen. Duik eens in de archieven en kijk of er in het verleden een HR werd opgesteld voor het oudercomité of de oudervereniging. De werkafspraken kunnen ook onder de term ‘statuten’ gebundeld zijn, al is dat meer gebruikelijk voor een VZW.
Ook wanneer er geen afspraken op papier teruggevonden worden, kan je inventariseren wat de huidige regels zijn bijv. rond toetreden, verslaggeving, financiën…
Onderstaande vragen kunnen je helpen om het HR in te vullen of aan te passen.
Leg deze vragen voor aan alle leden van de ouderraad en bespreek ze in grote of kleinere groepjes.
Zorg voor een goede verslaggever die de besluiten bundelt.
Je kan na de bespreking van de vragen een werkgroepje samenstellen die een voorstel van HR van de ouderraad opstelt. Dit kan dan op de ouderraad voorgelegd en goedgekeurd worden.

Vragen voor de ouderraad, ter voorbereiding van het opstellen of vernieuwen van het huishoudelijk reglement
  1. Wat is de doelstelling van de ouderraad?
  2. Welke kerntaken zal de ouderraad opnemen?
  3. Gaan jullie de directeur (met een raadgevende stem) en een afvaardiging van de leerkrachten (met een raadgevende stem) uitnodigen? Op elke vergadering?
  4. Samenstelling van de ouderraad: hoe wordt de ouderraad voor de komende mandaatperiode samengesteld? Hoe worden alle ouders op de hoogte gebracht bij een nieuwe samenstelling? Hoe kunnen ouders zich kandidaat stellen?
    a. Decretaal geldt het mandaat van de ouderraad voor vier jaar. Maar je kan de samenstelling jaarlijks vernieuwen en aanvullen. Gaan jullie jaarlijks een oproep doen voor nieuwe leden?
    b. Hoe gaat die oproep gebeuren? Via brief aan alle ouders (bij het begin van het schooljaar)? Geef je de ouders (die geen lid van de ouderraad willen worden) dan meteen de kans om aan te duiden dat ze willen meehelpen op activiteiten of deelnemen aan werkgroepen?
    c. Kunnen ouders op elk moment van het schooljaar toetreden tot de ouderraad?
    d. Kunnen ouders éénmalig (niet stemgerechtigd) naar de vergadering van de ouderraad komen? 
  5. Beëindigen van een mandaat: het is wettelijk bepaald dat de ouders van rechtswege hun mandaat beëindigen van zodra hun kinderen de school hebben verlaten. Hier kan geheel of gedeeltelijk van worden afgeweken door een eigen regeling. Hoe en wanneer kan een mandaat beëindigd worden?
  6. Bestuursfuncties
    a. Welke bestuursfuncties gaan jullie invullen?
        - Voorzitter? Of liever een duo-baan (2 co-voorzitters)?
        - Secretaris? Of werk je met een beurtrol voor het verslag?
        - Penningmeester?
        - Ondervoorzitter? Klasouders? Werkgroepverantwoordelijken?...
    b. Voor welke periode gelden deze functies?
    c. Kan een nieuw lid meteen een bestuursfunctie opnemen of moet hij/zij eerst een tijdje meedraaien? Hoe lang?
  7. Gaan jullie de afgevaardigde ouders voor de schoolraad aanduiden uit de ouderraad? Of worden ze democratisch verkozen uit alle ouders?
  8. Hoe verloopt de informatiedoorstroming tussen de ouderraad en de schoolraad?
  9. Gaan jullie experten en ervaringsdeskundigen betrekken? Hoe?
  10. Zijn er onverenigbaarheden voor de bestuursfuncties en voor de afgevaardigden naar de schoolraad? Bijv. een ouder die ook personeelslid is van de school?
  11. Vergaderritme
    a. Hoe frequent gaan jullie vergaderen?
    b. Op een vaste dag of wisselen van dag?
    c. Wanneer wordt de vergaderkalender vastgelegd?
    d. Hou je rekening met de data van de schoolraadvergaderingen?
  12. Uitnodiging en agenda
    a. Wie maakt de agenda op?
    b. Hoelang op voorhand worden uitnodiging en agenda verstuurd?
    c. Kunnen alle leden agendapunten aanbrengen? Hoe lang op voorhand?
    d. Zijn er vaste agendapunten? Bijv. goedkeuring vorig verslag, mededelingen van de directie, VCOV-nieuws (VCOV-nieuwsbrief, VCOV-activiteiten), verslag van de vorige schoolraad, voorbereiding van de volgende schoolraad, verslag van de werkgroepen, varia…
  13. Houden jullie jaarlijks een programmeringsvergadering om het jaarprogramma en de werking bekend te maken bij alle ouders?
  14. Besluitvorming
    a. Kan er gestemd worden, indien er geen consensus bereikt wordt? Hoe?
    b. Geheime stemming als het over personen gaat?
    c. Welke meerderheid dient een voorstel te behalen? Bijv. de helft + 1, 2/3…
  15. Verslaggeving
    Het participatiedecreet legt een informatie- en communicatieplicht op over de activiteiten en standpunten. Hoe zal dit gerealiseerd worden?
    a. Wie maakt het verslag?
    b. Hoe en naar wie wordt het verspreid? Op de website, toegankelijk voor alle ouders?
    c. Is er op de schoolwebsite ruimte voor de ouderraad? Welke info komt erop? Wie?
  16. Financiën
    Vermits een ouderraad decretaal verankerd is met de school en dus een onderdeel is van de school VZW, moeten de financiën opgenomen worden in de dubbele boekhouding van de school. De rekening is eigendom van de school. Worden de financiën opgenomen in de dubbele boekhouding van de school? Dan moet je hierover goede afspraken maken met de directeur en de boekhouder van de school (wie krijgt volmacht? hoe verlopen de betalingen? wat met het kasboek? hoe wordt de winst besteed?...)
  17. Hoe kan een wijziging van het huishoudelijk reglement gebeuren?

Bijkomende vragen omtrent de werking van de ouderraad, die niet in het HR moeten opgenomen worden
  • Wat zijn de taken van voorzitter, secretaris, penningmeester?
  • Gaan we met werkgroepen werken? Welke? Is er een werkgroepverantwoordelijke? Brengt die op elke vergadering verslag uit?
  • Wordt er met klasouders gewerkt? Wat is de taak van de klasouder?
  • Werken we met losse medewerkers? Maken we een lijst op van ouders die geen lid zijn van de ouderraad maar die willen meehelpen op activiteiten? Wie contacteert die ouders?
  • Hoe verloopt de communicatie met de directeur?
  • Hoe zorgen we ervoor dat deze communicatie geen eenrichtingsverkeer wordt?
  • Hoe wordt de ouderraad bekend gemaakt bij alle ouders van de school?
  • Hoe zorg je ervoor dat je de mening van alle ouders vertegenwoordigt?
  • Kunnen ouders bij de ouderraad terecht met bekommernissen, ideeën?
  • Vraag je regelmatig naar de mening van alle ouders? Hoe ga je dit doen?
  • Hoe gaan jullie om met gevoelige informatie versus de informatie- en communicatieplicht?
  • Welke activiteiten organiseren we? Jaarlijks dezelfde, sommige tweejaarlijks of wordt er afgewisseld?
  • Zijn er thema’s die we zeker willen bespreken op de ouderraad?

Welke waarde heeft het HR van de ouderraad?

Het HR van de ouderraad is een officieel en verplicht document. De VCOV stelt voor dat zowel de bestuursleden van de ouderraad als de directeur van de school het ondertekenen. Eens ondertekend, is het tevens geldig voor de komende generaties van de ouderraad. Best is natuurlijk het document af en toe onder de loep te nemen om te zien of de afspraken nog up-to-date zijn.

Bijlagen bij het HR

Volgende documenten kunnen als bijlage toegevoegd worden:
- Een afsprakennota met betrekking tot de besteding van de winst
- Het kiesreglement voor de samenstelling van de ouderraad, indien er verkiezingen georganiseerd worden onder alle ouders.

Feedback geven