Zoeken
1. Verwelkom (nieuwe) ouders hartelijk en laat een sfeervolle indruk achter
Zorg voor een warm onthaal. Neem als directeur of medewerker van het internaat tijd om kennis te maken met (nieuwe) ouders. De sfeer tijdens dit gesprek bepaalt of ze zich echt welkom voelen op internaat. Toon oprechte belangstelling en stel vragen. Waarom kiezen ze voor het internaat? Wat verwachten ze? Probeer in eenvoudige en duidelijk taal informatie te geven.
2. Laat hen een kijkje nemen in het internaat
Door ouders rond te leiden, krijgen ze een beter beeld van de omgeving waar hun kind zal verblijven.
Overloop de dag– en groepsindeling en de organisatie van de dagelijkse werking. Stel ook het team van medewerkers en directie voor. Zo weten ouders bij wie ze terecht kunnen, waarvoor en wanneer.
3. Bied een onthaalmap aan
Voor ouders is het handig om alle informatie over de werking en het reglement van het internaat, alsook de contactgegevens van de medewerkers en directie bij elkaar te hebben.
4. Informeer ouders
Bespreek de internaat– en gedragsregels met de ouders bij inschrijving. Stel het beleid van het internaat voor, bijvoorbeeld op vlak van persoonlijke bezittingen, leefregels, medicatie, drug– en alcoholgebruik, gamen, gebruik gsm, computer en sociale media… Informeer de ouders ook over mogelijke vrijetijd– en sportactiviteiten op het internaat.
5. Bespreek de wederzijdse engagementen van ouders en het internaat
Vertel ouders wanneer en waarom ze best naar de oudercontactavonden van het internaat komen, hoe de individuele begeleiding gebeurt en wat de regels zijn bij afwezigheden. Bespreek wat het internaat de leerlingen allemaal kan bieden en maak duidelijk wat je van hen verwacht. Overloop samen het internaatsreglement. Geef duidelijk informatie over de kosten van het internaat, de betalingsmogelijkheden en -modaliteiten, en bij wie ze terecht kunnen met vragen over de bijdragen.
Geef ouders de kans om vragen te stellen en vraag hoe je de ouders het best kan bereiken bij mogelijke problemen.
6. Laat ouders een dagje proeven van het leven op internaat
Organiseer (een) laagdrempelige ontmoetingsactiviteit(en) voor alle ouders met kinderen op het internaat. Zo kan je de ouders een dagje laten meeleven op het internaat of ze uitnodigen om samen met hun kinderen te tafelen.
7. Betrek ouders bij wat er op internaat gebeurt en laat hen participeren
Stel de werking en het activiteitenprogramma van het internaat voor aan de ouders. Vertel op welke manieren ouders zich kunnen inzetten voor het internaat en/of de vrijetijdsactiviteiten voor de kinderen. Op basis van bijvoorbeeld een takenlijst waarop ouders kunnen intekenen, kan je hen persoonlijk uitnodigen om hieraan deel te nemen. Zo worden ouders geïnformeerd en betrokken bij wat er op het internaat van hun kinderen gebeurt. Op basis van hun interesses en mogelijkheden krijgen ze de kans om hun steentje bij te dragen.
8. Richt een ouderwerking op
Wil je ouders op een structurele manier betrekken bij de werking van het internaat en hen actief laten meedenken over het beleid? Richt dan een ouderwerking op. Maar hoe begin je eraan? We geven alvast enkele belangrijke tips:
• Nodig alle ouders uit om deel uit te maken van de ouderwerking. Gebruik hiervoor meerdere communicatiekanalen, bv. e-mail, brief, digitale media, telefoon… Spreek ouders ook persoonlijk aan over de ouderwerking: vraag naar hun interesses, talenten en mogelijkheden.
• Kom met de initiatiefnemers/kandidaat-ouders en het team van het internaat samen om de ouderwerking vorm te geven. Een eerste belangrijk item om te bespreken is de visie/missie van de ouderwerking. Het is belangrijk om de verwachtingen van de ouders en van het internaat(team) goed op elkaar af te stemmen. Wat is de doelstelling van de ouderwerking? Welke activiteiten of werkgroepen zijn belangrijk voor ouders? Hoe kan de ouderwerking het internaat ondersteunen? Over welke thema’s kunnen ouders mee nadenken? Waarover wil je inspraak als ouder? Zijn er grenzen aan ouderparticipatie?
• Streef naar een diverse en representatieve ouderwerking. Een representatieve ouderwerking is een weerspiegeling van de populatie van het internaat. Bijvoorbeeld: een ouderwerking met vertegenwoordigers van alle scholen verbonden aan het internaat en/of vertegenwoordigers van alle onderwijsniveaus. Het overleg in de ouderwerking belangt alle kinderen en ouders aan. Als de ouderwerking bepaalde ouders nooit hoort, kan ze geen rekening houden met hun ideeën, gevoeligheden en verwachtingen.
• Zorg ervoor dat geïnteresseerde ouders die ver van het internaat wonen, online de vergaderingen van de ouderwerking kunnen bijwonen.
9. Samen werkt!
Heeft ook de school (waaraan het internaat verbonden is) een eigen ouderwerking, stem dan de (ouder)werkingen op elkaar af. Probeer samen te werken als partners.
10. VCOV helpt je graag
Wens je hulp of begeleiding bij de opstart van een ouderwerking op je internaat? Contacteer de VCOV voor info of begeleiding.