Zoeken
1. Een brainstorm organiseer je zo!
Deel de vergadergroep eens op in kleine groepen. Lanceer ideeën over een nieuw onderwerp, bespreek ze nadien in grote groep en bepaal de volgende stap.
2. Formuleer je tussenkomsten zoveel mogelijk in de vorm van vragen
Het is van groot belang dat je als voorzitter een discussie zoveel mogelijk leidt aan de hand van vragen. Om een ander licht op de zaak te werpen, stel je best open vragen. Dit kan je doen door de zin te beginnen met hoe, wat… in plaats van gesloten vragen. Deze laatste resulteren enkel in een ja of een nee en daar geraak je vaak niet veel verder mee. Bedenk ook of je een algemene of een rechtstreekse vraag zult stellen. Algemene vragen, tot de hele groep gericht, stel je vaak aan het begin van een nieuwe fase in de discussie. Ze zetten de deelnemers aan tot denken zonder iemand in verlegenheid te brengen.
3. Bereid je voor op de vergadering
Kom op tijd zodat je stipt kan beginnen. Je kan al een drankje serveren. De laatkomers komen dan minder storend over. Lees alle stukken en vergaderverslagen van de vorige vergadering na. Zo kan je vlotter meepraten. Maak eventueel aantekeningen en verzamel nuttige informatie.
4. Bij emotionele uitbarstingen is rustig blijven de boodschap
Ga, nadat je kort begrip toonde voor het standpunt van de spreker, in op de inhoud ervan. Vat dit zo neutraal mogelijk samen. Vraag daarna of de deelnemer zich erin herkent en begrepen voelt en ga dan pas over naar het volgende punt.
5. Neem constructief deel aan de besluitvorming
Geef informatie uit eigen ervaring. Geef je mening en vraag die van anderen. Werk actief mee aan het oplossen van problemen door suggesties te geven, nieuwe ideeën aan te brengen, een ander licht te werpen op het probleem enz. Stel je soepel op wanneer er een besluit moet genomen worden. Klamp je niet vast aan je eigen voorstel als je merkt dat het niet gesteund wordt.
6. Ga eens de creatieve toer op
Nadat de vergadergroep geïnformeerd is over het voorliggende onderwerp, kan je als voorzitter eens een stellingenspel bedenken voor het bepalen van jullie standpunt.
7. Ga diplomatisch en kordaat om met conflicten
Laat een conflict in geen geval smeulen. Bespreek de kwestie volledig, open en zakelijk. Las eventueel een onderbreking in zodat iedereen wat afstand kan nemen. Benoem gedrag, zonder de persoon van de spreker te kraken. Als het conflict niet bijdraagt tot de vergadering, reageer dan resoluut. Spreek opbouwend door je ongenoegen om te buigen naar wensen tot verandering. Grijp niet te snel naar een stemming want dan heb je altijd verliezers.
8. Voor elk probleem is er een oplossing
Zoek openingen als het gesprek vastloopt. Als de groep blokkeert, probeer mee de oorzaak bloot te leggen. Laat proefballonnetjes op, op zoek naar een consensus. Bemiddel bij conflicten, stel een compromis voor opdat het gemeenschappelijke belang gewaarborgd blijft. Ontlaad spanning door humor of door ze in een bredere context te plaatsen.
9. Een positieve noot als afsluiter
Tijdens de variaronde vertelt elke deelnemer iets positiefs over de inhoud of het verloop van de vergadering.
10. Sfeer verzekerd
Plan na de vergadering, in een gezellige ruimte of café, een moment van ontspanning bij een hapje en een drankje. ‘t Is de ideale gelegenheid om te polsen naar het wel en wee van collega-vrijwilligers. Dit hoeft niet elke keer te gebeuren. Wees je ervan bewust dat dit een drempel kan vormen voor ouders (kostprijs, verplaatsing…).