Ombudsdienst voor ouders

Een ouder van de ouderraad neemt de ombudsfunctie op voor ouders en leerlingen van de school.

Wat doet de ombudsman/vrouw?
De ombudsfunctie is een dienstverlening die uitgaat van de ouderraad. De ombudsman/vrouw is een aanspreekpunt voor ouders en leerlingen.
Wat kunnen de ouders en leerlingen verwachten van de ombudsman?
•    een luisterend oor;
•    hulp bij het formuleren van een vraag, opmerking of probleemstelling;
•    het aanwijzen van het juiste communicatiekanaal, bijv. administratie, leerkracht, graadcoördinator, directie;
•    indien gewenst, de communicatie (ev. anoniem) overbrengen aan de school.

Wat hoort er niet bij?
Het is niet de bedoeling dat de ombudsman/vrouw zelf voor de oplossing van een probleem zorgt.
Dit moet van de betrokken partijen (school – leerling – ouders) komen.
Als je de communicatie tussen de betrokkenen op een correcte manier op gang kan brengen, kom je vrijwel altijd tot wederzijds inzicht en begrip en tot een duurzame  oplossing, die door alle partijen gedragen is.

Een greep uit de vragen en problemen
De ombudsman/vrouw krijgt tussen de 8 en 15 vragen per jaar.
•    De meeste vragen zijn louter informatief, bijv.
-  Tot wie in de school richt ik mij voor bepaalde zaken?  
-  Hoe kan ik een pasje aanvragen voor gebruik van de dienstlift?
•    Andere vragen gaan over het beleid van de school, bijv. evaluatiebeleid, sanctioneringsbeleid, organisatie van studiebegeleiding en examens…
•    Soms gaat het over conflicten tussen leerling/ouder en de school.

Hoe gebeurt het overleg met de school?
Er is geen vaste procedure. In een uitgebreid gesprek met de directeur, is afgesproken dat de ombudsman niet rechtstreeks tussenkomt in de organisatie van de school, maar in eerste instantie de directeur contacteert. Dit werkt zeer goed, omdat de directeur heel open staat voor communicatie en snel en adequaat reageert.

Afspraken tussen de ouders/leerlingen en de ombudsman:
In overleg met de ouders en leerlingen wordt hen de keuze geboden:
•    Zij contacteren zelf de leerkracht, administratie, graadcoördinator, directie. Daarbij krijgen zij advies met wie en hoe zij best communiceren.
•    De ombudsman neemt contact op met de directie. Hierbij heeft de ouder de keuze om al dan niet anoniem te blijven.
Zonder akkoord van de ouders/leerlingen wordt de anonimiteit niet verbroken, tenzij het over strafbare feiten gaat.
Vragen of problemen die ook op de ouderraad besproken worden:
Individuele zaken worden in principe nooit op de ouderraad besproken omwille van de vertrouwelijkheid.
Maar algemene thema’s, bijv. gewicht van boekentassen, beschikbaarheid opbergkastjes voor leerlingen, beleid van de school… worden wel eens op de ouderraad besproken.

Bekendmaking van de ombudsdienst:
Uitleg op de schoolwebsite: in de rubriek ‘ouderraad en ombuds’ is een deelrubriek ‘ombudsdienst’ met uitleg en contactgegevens.

Het Montfortcollege is een ASO school, op een tiental kilometer van Leuven.
Er is al jaren een actieve ouderraad die goed samenwerkt met de school en met de leerlingenraad.
De ouderraad organiseert vier open vergaderingen per jaar. Deze vergaderingen zijn een discussieplatform, een forum voor overleg en advies. Daarnaast organiseert de ouderraad enkele activiteiten: een infoavond, lentewandeling, pizzaslag, verkeersacties…

•    De ombudsdienst is drempelverlagend voor ouders die niet goed weten met wie of hoe ze met de school kunnen communiceren.
•    Op die manier krijgen de ouders de mogelijkheid om in alle vertrouwelijkheid bevindingen, meningen … af te toetsen vooraleer te beslissen al dan niet actie te ondernemen.
•    De vertrouwelijkheid en anonimiteit is een groot pluspunt van de ombudsdienst.
•    De ombudsman/vrouw kan bekommernissen van ouders signaleren naar de school.

•    Begrip tonen is ok, meegaan in het verhaal niet. Meteen een kant kiezen, van de leerling/ouder of van de school, is uit den boze. Als ombudsman moet je er op letten om niet mee te gaan in een polemiek, ook al zou een voorgelegde problematiek spontaan verontwaardiging opwekken.
•    Je mag nooit iemand zomaar gelijk geven. Bijna altijd ziet het verhaal er genuanceerder uit, soms zelfs helemaal anders, wanneer je ook de andere klok hebt horen luiden.
•    Luisteren helpt dikwijls al om eventuele commotie te bedaren en feiten of incidenten in hun juiste context te plaatsen en te relativeren.
•    Eerst informatie van alle betrokkenen verzamelen, feiten objectief duiden en betrokkenen in contact brengen met elkaar, leidt in vrijwel elk geval tot begrip, inzicht en ook oplossingen of aanvaarding van de situatie.
•    Het uitgangspunt van de ombudsfunctie moet zijn:
-    respect voor alle betrokkenen;
-    het welzijn van de leerling en zijn/haar ouders (in die volgorde);
-    respect voor het opvoed- en leerproject van de school en voor de inspanningen die directie, administratie en onderwijzend kader leveren om dat uit te voeren.
•    Afspraken nakomen en correct communiceren, zowel naar de school als naar de ouders toe, vooral bij het terugkoppelen naar betrokkenen achteraf.
•    Vergeet niet om de ombudsdienst voldoende bekend te maken bij alle ouders van de school.
-    voorstellen op de schoolwebsite;
-    aankondigen op het onthaalmoment of klassikaal oudercontact in het begin van het schooljaar;
-    in de onthaalbrochure voor nieuwe ouders kan de ombudsdienst ook een plaats krijgen.

Montfortcollege
Aarschotsesteenweg 39
3110 Rotselaar
www.montfort.be