Stappenplan voor de hersamenstelling van de schoolraad

Sinds 1 april 2005 plegen verschillende onderwijspartners op school overleg in de schoolraad. Om de vier jaar wordt dit formeel participatieorgaan opnieuw samengesteld. In onderstaand stappenplan stellen we voor hoe je daar aan kan beginnen en waarmee je best rekening houdt.

De VCOV raadt aan het huishoudelijk reglement van de schoolraad in het 1e trimester van het schooljaar na te kijken:
-   Hoeveel plaatsen zijn er voorzien per geleding?
-   Wordt er rekening gehouden met een evenwichtige vertegenwoordiging van verschillende vestigingsplaatsen, onderwijsniveaus, onderwijsvormen...?
-   Worden de plaatsvervangers meteen aangeduid?
-   Zijn er onverenigbaarheden vastgelegd?
-   Is er een kiesreglement om vertegenwoordigers te verkiezen als er geen onderliggende raden zijn zoals bijv. de ouderraad?

1.1 Aantal plaatsen per geleding
In het huishoudelijk reglement staan de afspraken over het aantal leden per geleding/groep:
-   personeel,
-   ouders,
-   lokale gemeenschap en
-   leerlingen (in het SO).

Het participatiedecreet stelt dat er van elke geleding evenveel vertegenwoordigers moeten zijn (minstens twee). In de praktijk zijn er echter ook schoolraden met bijv. 3 ouders en 2 leraren. Met de nieuwe samenstelling wordt dan best geprobeerd om de aantallen (weer) in evenwicht te brengen.

1.2 Evenwichtige vertegenwoordiging
Kijk bij het aantal leden ook na of er afspraken zijn over de vertegenwoordiging van de verschillende vestigingsplaatsen, onderwijsniveaus (kleuter versus lager), onderwijsvormen (ASO, KSO, TSO of BSO) van de school. Een evenredige afvaardiging is uiteraard na te streven.

1.3 Plaatsvervangers
Bij de nieuwe samenstelling van de schoolraad worden best ook meteen plaatsvervangers aangeduid. Zo kan de schoolraad vlot verder werken als er leden de schoolraad verlaten (bijv. wanneer een ouder geen kinderen meer heeft op de school). Een plaatsvervanger kan enkel inspringen als er effectief een plaats vrijkomt. Hij/zij kan niet vervangen bij eenmalige afwezigheid zoals bijv. ziekte.

1.4 Onverenigbaarheden
Het decreet legt geen onverenigbaarheden op, maar het is wel mogelijk dat de schoolraad die in haar huishoudelijk reglement vastlegt. We denken aan mogelijke belangenvermenging bij bijv. een personeelslid van de school dat tegelijk ouder is op de school, of een ouder wiens partner lid is van het schoolbestuur. Dergelijke zaken worden best uitgeklaard in het huishoudelijk reglement vooraleer de schoolraad opnieuw wordt samengesteld.

1.5 Kiesreglement
Is er een ouderraad op school? Dan vaardigt die ouders af naar de schoolraad. Wenst de ouderraad dit niet te doen of is er geen ouderraad op school? Dan organiseert het schoolbestuur verkiezingen. De verkiezingsprocedure wordt vastgelegd in een kiesreglement. Dit is als bijlage bij het huishoudelijk reglement van de schoolraad toegevoegd. Een voorbeeld van brief om ouders uit te nodigen zich kandidaat te stellen voor de schoolraad, vind je bij de VCOV-voorbeelddocumenten.

De VCOV raadt ouderwerkingen die nog geen ouderraad zijn, aan om zich om te vormen. Het overleg hierover met de school kan in het 1e trimester verlopen zodat in het 2e trimester de ouderraad effectief kan opgericht worden. Bekijk goed de gevolgen op het vlak van bestuurssamenstelling, financiën en verzekering.

Enkel een ouderraad die voldoet aan de voorwaarden van het participatiedecreet kan ouders afvaardigen naar de schoolraad. Deze voorwaarden zijn:
-   democratisch samengesteld zijn,
-   een huishoudelijk reglement hebben,
-   volbrengen van de informatieplicht,
-   inspanningen doen naar kansengroepen,
-   de financiën zijn opgenomen in de schoolboekhouding.

Als er geen ouderraad is, moet het schoolbestuur verkiezingen organiseren onder alle ouders van de school. Er is dan geen garantie dat de verkozen ouders een band hebben met de ouderwerking!

De mandaten voor de schoolraad gelden voor 4 jaar. Ook als er tijdens deze 4 jaar een ouderraad wordt opgericht, blijven de oorspronkelijk verkozen ouders lid van de schoolraad, zelfs als ze geen lid zijn van de ouderraad. Als je met je ouderwerking de overstap naar een ouderraad overweegt, doe je het best vooraleer de schoolraad opnieuw samengesteld wordt.

Voor meer info over de oprichting van een ouderraad, kan je terecht bij onze medewerkers.

Als er geen ouderraad is op school, organiseert het schoolbestuur verkiezingen onder alle ouders van de school.
Is er wel een ouderraad? Dan raadt de VCOV aan om de oudervertegenwoordigers in de schoolraad aan te duiden via interne verkiezingen binnen de ouderraad. Vooraf moeten de verwachtingen ten aanzien van deze afgevaardigden duidelijk gesteld worden (best in het begin van het 2e trimester). De gemaakte afspraken komen in het huishoudelijk reglement van de ouderraad.

3.1 Als er geen ouderraad is: via verkiezingen onder alle ouders
Als er geen ouderraad is, moet het schoolbestuur verkiezingen organiseren onder alle ouders van de school. De manier waarop dit gebeurt, is vastgelegd in een kiesreglement. Dit is als bijlage bij het huishoudelijk reglement van de schoolraad toegevoegd.

3.2 Als er wel een ouderraad is: via interne verkiezingen in de ouderraad
Als er een ouderraad is op school, heeft die het recht om de vertegenwoordigers van de ouders in de schoolraad aan te duiden uit zijn midden. Het participatiedecreet bepaalt niet hoe dit moet gebeuren, maar de VCOV raadt aan dit via interne verkiezingen te doen.

Alle leden van de ouderraad moeten de kans krijgen zich kandidaat te stellen om de ouders te vertegenwoordigen in de schoolraad. Deze kandidatuur kan schriftelijk of mondeling meegedeeld worden aan de voorzitter van de ouderraad. Indien er niet meer kandidaten zijn dan het aantal plaatsen, hoeft er geen stemming georganiseerd te worden. Zijn er meer kandidaten, dan wordt er best schriftelijk en geheim gestemd. De concrete stemprocedure staat in het huishoudelijk reglement van de ouderraad.

3.3 Verwachtingen tav de oudervertegenwoordigers

• Regelmatige aanwezigheid op de schoolraad: als een ouder al op voorhand weet dat hij/zij weinig aanwezig kan zijn op de schoolraad (bijv. wegens vaak in het buitenland voor het werk), dan is het wellicht beter een andere kandidaat te zoeken.
• Actieve deelname aan de vergaderingen van de schoolraad: er mag verwacht worden dat de oudervertegenwoordigers in de schoolraad voldoende mondig zijn om in overleg te treden met de andere leden.
• Een positieve ingesteldheid: de oudervertegenwoordigers moeten op een opbouwende manier kunnen deelnemen aan de schoolraad.
• De oudervertegenwoordigers kunnen geen inhoudelijke experts zijn in de thema’s die de schoolraad bespreekt, maar ze moeten wel openstaan voor duiding en indien nodig bijkomende informatie vragen.
• Vertegenwoordigen van alle ouders: men zetelt niet in de schoolraad in eigen naam, maar in naam van de achterban. Eigenbelang moet opzij gezet worden. Daarbij is het ook belangrijk aandacht te hebben voor de stem van doelgroepouders. Het is aan de ouderraad om die te achterhalen.
• Terugkoppelen naar de ouderraad en naar de achterban. De oudervertegenwoordigers moeten vooraf de geplande agendapunten van de schoolraad bespreken met de ouderraad.
• Het mandaat in de schoolraad loopt ten einde als de ouder geen kinderen meer heeft op de school. Probeer te vermijden dat alle oudervertegenwoordigers tegelijk uit de schoolraad treden wegens afstuderende kinderen.
  

3.4 Wisselwerking tussen schoolraad en ouderraad

• Als het schoolbestuur een beslissing plant die de schoolorganisatie en de eigenheid van de school fundamenteel verandert, dan moeten de leden van de schoolraad eerst de geleding die ze vertegenwoordigen informeren én raadplegen.
• Agendapunten van de schoolraad moeten in de ouderraad voorbereid kunnen worden. Een goede afstemming van de agenda’s is dan ook heel belangrijk, net zoals een goede doorstroming van informatie en documenten vanuit de schoolraad naar de ouderraad. Als blijkt dat de schoolraad bepaalde cruciale informatie niet kreeg (en dus ook niet kon doorgeven aan de ouderraad), dan wordt de beslissing van het schoolbestuur opgeschort.
• De ouderraad kan op basis van de bespreking een standpunt innemen, maar hij kan ook de andere ouders betrekken door bijv. een enquête te organiseren, een debatavond…
• De ouderraad kan op eigen initiatief advies geven aan de schoolraad. De vertegenwoordigers nemen dit mee naar de schoolraad.
•  De vertegenwoordigers zorgen voor een terugkoppeling van de schoolraad naar de ouderraad. Dit kan door het verslag van de schoolraad kort te overlopen op de ouderraad.
  

3.5 (Jaarlijkse) hernieuwing van de mandatering door de ouderraad

• Het participatiedecreet stelt dat ouderraden de aanduiding van hun vertegenwoordigers jaarlijks kunnen hernieuwen. Dit komt tegemoet aan een aantal praktische bezorgdheden. Aan de andere kant is een zekere vorm van continuïteit te verdedigen. Zal de ouderraad de aanduiding jaarlijks hernieuwen of gebeurt de verlenging stilzwijgend gedurende vier jaar? De VCOV pleit ervoor om jaarlijks stil te staan bij de mandatering: wat loopt er goed? Wat is voor verbetering vatbaar en hoe?
• De ouderraad is verantwoordelijk voor de afvaardiging van ouders naar de schoolraad. De ouderraad mag de afgevaardigden dan ook aanspreken als zij niet aan de verwachtingen tegemoet komen. Goede afspraken vooraf, maken goede vrienden!

De VCOV raadt aan rond de krokusvakantie de leden van de lokale gemeenschap te coöpteren zodat de schoolraad vanaf 1 april in haar nieuwe samenstelling kan samenkomen.

De nieuwe samenstelling van de schoolraad start vanaf 1 april. Het is aangewezen dat de (nieuwe) vertegenwoordigers van de ouders, leraren en (in het SO) de leerlingen vooraf al samenkomen om te bespreken wie ze voor de vertegenwoordiging van de lokale gemeenschap zullen aanspreken. Deze mensen worden immers gecoöpteerd (gevraagd) door de andere geledingen van de schoolraad.

Concreet kan elke geleding een voorstel doen van verdienstelijke personen die een band hebben met de school. Er wordt dan gezamenlijk beslist wie gevraagd zal worden. Kan men niet tot een consensus komen, dan start de schoolraad toch rechtsgeldig, evenwel zonder vertegenwoordiging van de lokale gemeenschap.

Denk voor de vertegenwoordiging van de lokale gemeenschap aan socio-culturele verengingen, een belangrijk bedrijf, de directeur van het plaatselijk CLB, een gewaardeerd lid van de parochie, de schoolarts, een gepensioneerde leraar of oud-lid van de ouderwerking, een vertegenwoordiger van de allochtone gemeenschap…

Wanneer de leden van de lokale gemeenschap bekend zijn, wordt de voorzitter aangeduid. Dit kan een lid van de schoolraad zijn. Is de voorzitter geen lid, dan heeft hij/zij geen stemrecht. Leden van het schoolbestuur en de directeur vormen de gesprekspartners van de schoolraad en kunnen niet als voorzitter worden gekozen. Desalniettemin hebben zij, in het bijzonder de directeur, een cruciale rol voor de goede werking van de schoolraad. De directeur staat de voorzitter immers bij in het opstellen van de vergaderkalender en de agenda en voorziet de schoolraad van de nodige informatie om in overleg te kunnen treden.

VCOV, maart 2021