Fiche 3.5: Activiteit(en) veilig organiseren

Zoeken

Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid

DEEL 1: ‘VERZEKERINGEN & VEILIGHEID’

Wat is het?

Vrijwilligerswerk kan ook risico’s met zich meebrengen. Het is belangrijk om als ouderwerking stil te staan bij de keuzes die worden gemaakt en de mogelijke gevolgen hiervan. Denk op voorhand na over aansprakelijkheid, verzekeringen en vergunningen zodat de ouderwerking zorgeloos en veilig activiteiten kan organiseren. Bespreek de verzekeringspolis van de school met de directeur of nodig de verzekeringsagent uit om de schoolpolis toe te lichten op de vergadering van de ouderwerking.

Hoe ga je te werk?

Overloop de checklist en kijk of aan alle voorwaarden voldaan is:

CHECKLIST VERZEKERINGEN & VEILIGHEID

Is aan de voorwaarden om van de dekking van de schoolpolis te kunnen genieten voldaan?

Wordt de activiteit door de school erkend als schoolactiviteit?

Zijn de vrijwilligers verzekerd via de schoolpolis?

Welke risico’s dekt de schoolpolis voor de vrijwilligers?

Zijn ze verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid?

Zijn ze verzekerd voor lichamelijke ongevallen?

Zijn ze verzekerd voor rechtsbijstand?

Zijn de vrijwilligers die in opdracht rijden verzekerd via de schoolpolis?

Zijn de leerkrachten die helpen aan de activiteit van de ouderwerking verzekerd via hun arbeidsverzekering?

Is de vrijwilligerslijst voor de activiteit in orde? 

Staat duidelijk vermeld wie (naam), waar en wanneer welke taken uitvoert?

Activiteit van de ouderwerking op school:

Wat als een vrijwilliger tijdens een schoolactiviteit schade toebrengt aan het schoolgebouw of aan de inboedel, komt de schoolpolis dan tussen?

‘Klusjesdag’ op school:

Voor welke onderhoudswerken zijn de vrijwilligers gedekt door de schoolpolis? Welke risicovolle onderhoudswerken zijn uitgesloten uit de schoolpolis?

Is het nodig om een materialenpolis af te sluiten voor gehuurd materiaal bv. tenten, geluidsinstallaties, frigo’s?

Activiteit van de ouderwerking op een externe locatie:

Ben je als huurder gedekt door de brandpolis van de uitbater/eigenaar/verhuurder? 

Zijn alle veiligheidsvoorschriften bv. op het vlak van brandveiligheid correct nageleefd?

Zijn de nooduitgangen vrij?

Is het maximumaantal deelnemers aan de activiteit in kader van brandveiligheid niet overschreden?

Is er een EHBO-kit voorhanden?

Zijn er voldoende opzichters om de veiligheid op bv. de 100-dagen fuif te garanderen?

TIPS voor veilige evenement(en) op school:
Elke schoolpolis is specifiek!
Vraag aan de directeur of de verzekeringsmakelaar welke clausules opgenomen zijn in de polis van jouw school!
  • In principe zijn alle activiteiten die worden georganiseerd, gecontroleerd en toegelaten door de school verzekerd via de schoolpolis.
    Het is belangrijk dat ouderwerkingen zeker zijn dat de school akkoord gaat met de organisatie van hun activiteiten. Enkel dan kan de schoolpolis tussenkomen. Bespreek daarom elke activiteit met de directeur en vraag nadrukkelijk de toestemming en medewerking van de school en noteer dit in het verslag.
  • Vermeld op de uitnodiging: ‘een activiteit van de school én de ouderwerking’.
  • Organiseer je een activiteit die niet erkend wordt als schoolactiviteit, zorg dan zelf voor de nodige verzekeringen.
  • Als kan aangetoond worden dat een vrijwilliger een zware fout maakte, zal de schoolpolis niet tussenkomen. Denk bijvoorbeeld aan het onbewaakt achterlaten van een barbecue op een schoolfeest, het laten rondslingeren van werkmateriaal… Iedere vrijwilliger dient te handelen als ‘een goede huisvader’. Soms is het nuttig om een bijkomende verzekering af te sluiten voor materiaal van derden bv. voor het gebruik van een tent, boeken voor een boekenbeurs...
  • Dekking door de schoolpolis geldt enkel voor vrijwilligers en nooit voor deelnemers.
  • Als ouderwerking ben je vrij te kiezen onder welke vorm je je verenigt (bv. ouderraad onder de vzw school, feitelijke vereniging of vzw). In alle gevallen zal je moeten nadenken over de aansprakelijkheid en verzekeringen van de leden en de vrijwilligers.
    • Ouderraden, samengesteld volgens het participatiedecreet en onder de schoolboekhouding, hoeven zich in principe geen zorgen te maken over aansprakelijkheid. Ze zijn onderdeel van de vzw school en vallen onder de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur. Let wel: als een ouderraad activiteiten organiseert zonder toestemming van de school, zal zij aanzien worden als feitelijke vereniging.
    • Bij een ouderwerking als feitelijke vereniging, kunnen de individuele leden hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden bij problemen met de financiën en/of bij ongevallen.
    • Is je ouderwerking een vzw, dan zijn de individuele leden beperkt aansprakelijk. De bestuurders van de vzw moeten zelf de nodige verzekeringen (bv. burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallen vrijwilligers) afsluiten voor de vzw.   

DEEL 2: ‘VEILIGHEID & VERGUNNINGEN’ 


Wat is het?

De meeste ouderwerkingen organiseren jaarlijks één of meerdere smul – en ontmoetingsactiviteit(en) op school. Ook op deze activiteiten staat veiligheid voorop!
Bij kleinere en occasionele evenementen zoals een mosselsouper of een spaghettislag hoef je geen vergunning aan te vragen, maar wel de voedsel – en hygiënenormen te respecteren.  De school en de ouderwerking zijn immers verantwoordelijk als er iets misloopt bv. een voedselvergiftiging.

Hoe ga je te werk?

Aan de hand van onderstaande checklist kan je nagaan of alle noodzakelijke vergunningen aangevraagd werden en alle normen correct nageleefd werden. Je vindt ook tips over voedselveiligheid en gebruik van muziek op eet – en ontmoetingsactiviteiten.

Tips voor smaakvolle, voedselveilige evenementen op school

CHECKLIST VEILIGHEID & VERGUNNINGEN

Een eetfestijn op school:

  • Zijn alle hygiëne – en voedselnormen gerespecteerd?
  • Is de infrastructuur van bv. de schoolkeuken proper en veilig ingericht?
  • Zijn er branddekens aanwezig?
  • Is de vergunning voor het schenken van alcoholische dranken in orde?
  • Is er een extra vergunning nodig voor het schenken van sterke alcoholische dranken bv. cocktails?
  • Worden er geen alcoholische dranken geserveerd aan minderjarigen?

Muziek (af)spelen op een evenement van de ouderwerking:

  • Moet er voor deze activiteit SABAM en Billijke vergoeding betaald worden? Indien ja, denk aan een licentie voor Sabam én de Billijke Vergoeding.
Hangen de vergunningen voor bv. drank en informatie over voeding bv. allergenen… zichtbaar uit tijdens de activiteit?
Hangt er duidelijk uit dat de organisatie niet verantwoordelijk is voor diefstal/schade aan (eigen) goederen? 

Enkele belangrijke hygiëneregels op een rijtje:

  • Was je handen voor je begint te werken met voeding. Zorg ervoor dat de medewerkers de mogelijkheid hebben om de ruimte proper te houden en de handen te wassen en drogen. 
  • Dek wondjes aan de handen en onderarmen af met een pleister of draag handschoenen.  
  • De ruimtes waar het eten bewaard en verhandeld wordt, moeten gescheiden zijn.
  • Bereid de hapjes niet te vroeg voor.
  • Zorg voor voldoende koelruimte en voldoende koeling.
  • Let op de ‘2-uren’ regel: Zorg ervoor dat bederfbare voedingswaren niet langer dan 2 uren in de ‘gevaarlijke temperatuur zone’ staan (tussen 4° en 65°C). Een koud buffet? Plaats de gerechten indien mogelijk op verpulverd ijs en neem ze na 2 uren weg van het buffet. 

Enkele belangrijke veiligheidsregels voor in de keuken:

  • Naast een propere keuken moet men ook zorgen voor een veilige keuken. We raden aan om de gerechten klaar te maken in de keuken van de school, want deze is immers aangepast aan de hygiënenormen.
  • Aan de afwas gebeuren veel ongevallen met snijwonden doordat er messen in de afwasbak worden gegooid: de afwasser steekt zijn handen in het ondoorzichtige water en kwetst zich… Je kan best de messen apart houden en apart afwassen.
  • Voorzie steeds een brandblusapparaat en een branddeken of een uitgewrongen natte dweil om een pan die in brand staat af te dekken of een emmer zand om een brandende barbecue af te dekken.
  • Laat de barbecue of frietketel nooit onbewaakt achter!
  • Tape verlengsnoeren vast zodat niemand erover kan struikelen.


Feedback geven