Zoeken
In deze fiche vind je tips, ideeën en voorbeelden om:
- een aangename sfeer te creëren in de vergaderingen;
- spanningen, conflicten en emoties goed op te vangen.
Creëer een positieve sfeer
Krijgen problemen en bekommernissen een te grote plaats in de vergadering van de ouderwerking? Heb je het gevoel dat de vergadering soms afglijdt naar een klachtenbank?
We geven je enkele tips die kunnen helpen om een fijne sfeer te creëren.
- Blijf niet te lang stilstaan bij dingen die fout lopen. Zoek samen hoe het in de toekomst beter kan. Sommige problemen kunnen beter op een ander moment besproken worden of in een een-op-eengesprek.
- Geef regelmatig erkenning en complimenten aan collega-ouders maar ook aan het schoolteam. Ouders mogen hun bekommernissen meedelen maar moeten ook waardering tonen voor wat goed loopt op school.
- Vraag aan de deelnemers dat ze elkaar niet onderbreken.
- Rem veelpraters vriendelijk af, vat samen wat ze verteld hebben en probeer hun bedoeling te verduidelijken.
- Afdwalers kan je voorzichtig onderbreken. Maar je kan hen ook terug naar het thema brengen door een vraag te stellen.
- Sluit de vergadering af met een positieve boodschap.
Praktijkvoorbeeld:
Afsluiten met ‘een vrolijke noot’ is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat het variarondje geen klachtenbank wordt.
Meer info: Praktijkvoorbeeld ‘de vrolijke noot’
Creëer een wij-gevoel
Het gevoel van verbinding met collega-ouders is één van de punten die maken dat mensen graag blijven meedoen in de ouderwerking. We geven hieronder enkele methodieken die je kan gebruiken om het wij-gevoel te verhogen. Enkele van deze methodieken kan je ook online toepassen.
- Herinner de leden regelmatig aan het gemeenschappelijke doel: het welzijn van de kinderen op school verbeteren en samenwerken aan een oudervriendelijke school.
- Gebruik bij de start van de vergadering de opwarmer ‘Hokus FOCUS’.
Het is een methodiek om te leren focussen zodat je beter kan samenwerken.
Deze methodiek kan je ook online toepassen ‘digitale gespreksmethodiek Hokus FOCUS’ - Ga positief roddelen.
Iemand draait zijn stoel om terwijl de anderen onder elkaar bespreken wat ze waarderen in hem/haar. Aandacht geven aan wat goed gaat, maakt het samenwerken fijner. - Maak gebruik van de talenten in de groep.
Laat de leden van de ouderwerking vertellen waar ze goed in zijn of waar ze ervaring mee hebben. Misschien kan je hun expertise gebruiken voor de ouderwerking? - Werk aan uitsluitingsmechanismen in de ouderwerking. Is de ouderwerking toegankelijk voor alle ouders?
Gebruik hiervoor de Quickscan ‘Een oudervereniging voor alle ouders?’
Breng variatie in de vergaderingen
Afwisseling in de vergadering helpt om de aandacht van de ouders erbij te houden.
Je kan op verschillende manieren zorgen voor variatie:
- Het inlassen van interactieve momenten zorgt ervoor dat de leden hun aandacht erbij houden.
- Als je bijvoorbeeld ideeën wil verzamelen kan je de groep opsplitsen in kleine groepjes zodat iedereen aan het woord kan komen.
- Ga af en toe het rondje af om iedereen de kans te geven om een inbreng te doen.
- Doe een stellingenspel om te discussiëren over een bepaald onderwerp.
- Maak gebruik van gespreksmethodieken die je terugvindt in de VCOV-brochure ‘sterke schOUDERS, goed overleg’. Af en toe met een methodiek werken maakt de vergadering luchtiger en speelser.
- Laat de deelnemers tussendoor even bewegen, dat geeft hun nieuwe energie. Laat ze bijvoorbeeld rondlopen om hun ideeën op muurflappen te schrijven.
- Organiseer eens een wandelvergadering. Bespreek al wandelend door de school hoe de refter of de speelplaats verfraaid kan worden.
Laat conflicten en spanningen niet smeulen. Als je ze negeert, is de kans groot dat er steeds meer mensen bij betrokken raken. Blijf zelf kalm en probeer ze diplomatisch, maar wel kordaat aan te pakken.
- Las eventueel een onderbreking in zodat iedereen wat afstand kan nemen. Of stel voor om de discussie op een volgende vergadering te voeren, zodat iedereen er rustig over kan nadenken. Grijp niet te snel naar een stemming want dan heb je altijd verliezers.
- Persoonlijke ruzies horen niet thuis in de vergadering. Ze moeten afzonderlijk besproken worden tussen de betrokkenen.
- Wat kan je doen bij emotionele tussenkomsten?
Toon kort begrip voor de gevoelens en het standpunt van de spreker. Vat dit zo neutraal mogelijk samen en vraag daarna of hij/zij zich erin herkent en zich begrepen voelt en ga dan pas over naar het volgende punt.
- Wil je werk maken van een sfeervolle en efficiënte vergadering? De VCOV maakte een lijstje van 10 tips die je samen met de bestuursleden kan bekijken. Het geeft je inspiratie om de vergadering nog vlotter te laten verlopen.
Meer info: 10 tips voor een sfeervolle en efficiënte vergadering - Uitgebreide info over het begeleiden van de sfeer: VCOV-brochure ‘vergader vaardig’