fiche 2.3 zorg dragen voor de vrijwilligers (uit de ouderwerking)

Lid zijn van de ouderraad of van een andere vorm van ouderwerking is boeiend en leuk! Zorg dat ouders gemotiveerd blijven: zorg voor een goede sfeer, organiseer leuke activiteiten en voorzie tijd voor ontmoeting. Ga op zoek naar de talenten van de leden en wend ze aan. Soigneer je vrijwilligers en BEDANK ze! Inspiratie voor acties om de vrijwilligers te blijven motiveren voor de ouderwerking vind je hieronder.

• Enthousiast team van vrijwilligers
• Open geest en creativiteit
• Eventueel een ledenverantwoordelijke
• Eventueel een vrijwilligersbudget
• Hulp van het schoolteam
  

• Onthaal de vrijwilligers:  
• Maak tijd voor het onthalen van nieuwe (kandidaat-)leden. Laat de leden van de ouderwerking en de nieuwe ouder(s) zichzelf voorstellen. Dit kan bijv. via het bingo-spel. Vertel wat de ouderwerking allemaal doet: de activiteitenkalender, de verschillende werkgroepen, de website, de samenwerking met de schoolraad en het schoolteam.
• Ga op zoek naar de talenten van de leden van de ouderwerking. Vraag aan de ouder(s) welke taken ze graag opnemen of voor welke werkgroepen of projecten ze zich willen engageren.
• Geef ouders keuze in het soort engagement dat ze willen opnemen. Voor welke taken willen ze zich engageren: willen ze bijv. eerder meedenken rond het schoolbeleid en de schoolwerking of willen ze vooral meehelpen op school? Welk engagement is voor hen haalbaar qua tijdsinvestering en is dit combineerbaar met werk en gezin? 
• Vraag regelmatig feedback aan de leden van de ouderwerking en houd rekening met hun suggesties. Bijv. hoe ervaren ze hun taak als vrijwilliger? Doen ze het graag? Halen ze er zelf voldoening uit? Blijft het combineerbaar met hun werk en gezin? Wat werkt goed en wat kan anders?
  
• Informeer de vrijwilligers:  
• Informeer vrijwilligers goed over hun ‘rechten en plichten’. Geef hen bijv. duidelijke en correcte info over de manier waarop ze als vrijwilliger verzekerd zijn.
• Geef hen ook inzicht in de organisatie en de samenwerking met de school. Bijv. wie neemt waarover beslissingen? Waarvoor kan de ouderwerking rekenen op de hulp van het schoolteam? Hoe liggen de verantwoordelijkheden tussen de ouderwerking, schoolteam en directie?   
  
• Zorg voor een ‘oudervriendelijke’ ouderwerking:
• Voorzie (indien nodig) kinderopvang voor bepaalde activiteiten zoals bijv. de klusdag.
• Geef de activiteitenkalender en de taakverdeling tijdig door aan de vrijwilligers zodat ze deze kunnen inplannen.
• Zorg voor een goede structuur en taakverdeling. Houd hierbij rekening met de interesses en talenten van de vrijwilligers. Waak erover dat zowel ‘de doeners als de denkers’ aan hun trekken komen. Dit kan je bekomen door werkgroepen te installeren waar elke ouder kan meewerken vanuit zijn of haar interesses.
• Zorg ervoor dat je ouderwerking representatief en democratisch is. 
• Evalueer de ouderwerking en haar activiteiten. Bedenk bij alle activiteiten: wat is nuttig, wat is nodig en wat is haalbaar? Pas deze inzichten toe in je werking. 
• Durf vernieuwen! Sta open voor nieuwe ideeën, acties en suggesties van de leden.
  
• Zorg voor sfeer en ‘fun’ in de ouderwerking.
• Een gezellige sfeer zorgt ervoor dat ouders blijven komen naar de vergaderingen: zorg voor een gezellig vergaderlokaal, voorzie een drankje en een hapje…
• Ook de vergadersfeer beïnvloedt de motivatie van ouders: komt iedereen voldoende aan bod? Wordt er geluisterd naar elkaar? Hebben de leden van de ouderwerking het gevoel dat er met hun ideeën iets gedaan wordt?
• Wees geen klachtenbank: focus op positieve dingen uit de voorbije periode en eindig elke vergadering met een vrolijke noot.
• Aan de sfeer kan ook gewerkt worden door van tijd tot tijd sociale activiteiten voor de leden van de ouderwerking te organiseren. Bijv.een ‘familie- of fundag’ voor de ouders en de leden van het schoolteam.  
  
• Bedank je vrijwilligers!
• Bedank de vrijwilligers regelmatig! Laat merken dat de school blij is met de inzet van de vrijwillige ouders. En dat hoeft niet groots. Een schouderklopje, een woord van dank, een tekening van de leerlingen… De school en de ouderwerking kunnen ervoor kiezen om jaarlijks ALLE vrijwilligers in de bloemetjes te zetten. De klusouders, leesmama’s, het kriebelteam, de verkeersouders, de vertel(groot)ouders, de vrijwilligers uit de ouderwerking… allen worden ze bedankt met een feestelijke receptie aangeboden door de school. Bedankbrief voor alle vrijwilligers.
• Laat ouders merken dat ieder engagement even waardevol is.
• Hecht ook belang aan een goede ‘exit’ van een vrijwilliger. Iemand die misnoegd je vereniging verlaat is ‘slechte reclame’. Probeer conflicten uit te klaren zodat niemand stopt uit onvrede. ‘Exiten’ na een vergadering of activiteit is net zo belangrijk als de mensen welkom heten. Even checken wat ze ervan vonden, een behouden thuiskomst wensen, maar ook bijv. vragen hoe het gaat met man- of vrouwlief na een ongeluk of ziekte. Het zijn deze kleinigheden die maken dat mensen zich welkom en gewaardeerd voelen.  
  
  

• BIJLAGE 45: Praktijkvoorbeeld ‘de papa’s-nacht’: een actie om de betrokkenheid van papa’s bij de school te vergroten
• BIJLAGE 43: Praktijkvoorbeeld: Fundag voor de ouderraad
  

• BIJLAGE 42: Bingospel als kennismaking
• BIJLAGE 43: Praktijkvoorbeeld: Fundag voor de ouderraad – Groenendaal Merksem
  
• BIJLAGE 44: Bedankbrief voor alle vrijwilligers
• BIJLAGE 45: Praktijkvoorbeeld ‘de papa’s-nacht’: een actie om de betrokkenheid van papa’s bij de school te vergroten – GVB De Tandem Mortsel