Zoeken
1. Budget
Om een speelplaatsproject te realiseren is er veelal een budget nodig.
- Besteed op voorhand voldoende aandacht aan het budget, zodat (onaangename) verrassingen achteraf zoveel mogelijk vermeden worden.
- Of er vanuit het schoolbestuur al een budget voorzien is of (nog) niet, bespreek het budget altijd met de directie. Het schoolbestuur is immers altijd de eindverantwoordelijke.
- Misschien komt het speelplaatsproject wel in aanmerking voor subsidies? Welke subsidies worden verstrekt, is van jaar tot jaar en ook per regio verschillend. Dat maakt het moeilijk om een gedetailleerd en up-to-date overzicht te geven. Ga op zoek naar organisaties die kunnen ondersteunen bij jullie speelplaatsproject en vraag hen én de lokale gemeente naar de subsidiemogelijkheden. MOS Vlaanderen en MOEV zijn organisaties die jullie speelplaatsproject kunnen ondersteunen en/of begeleiden.
- Bekijk wat er zelf gedaan kan worden: ouders, leerlingen, leerkrachten, … kunnen wellicht heel wat zelf realiseren.
- Wil je als ouderwerking extra geld in het laatje brengen door opbrengstactiviteiten te organiseren? Doe zeker inspiratie op tussen de praktijkvoorbeelden op de VCOV-website.
Stel een gedetailleerd budget op. Denk daarbij aan:
- Welk budget is beschikbaar of gaat er beschikbaar zijn?
- Wat gaat de totale kostprijs zijn van het project?
- Met welke middelen gaat dit gerealiseerd worden?
- Prijs/kwaliteit
- Werk met betrouwbare leveranciers en zie erop toe dat alle aangekochte materialen Europees gekeurd zijn. Betrek hiervoor ook zeker de preventie-adviseur.
- Moet er budget voor onderhoud worden voorzien?
- Vraag het schoolbestuur naar de mogelijkheden om meerdere aankopen tegelijk te realiseren (bijvoorbeeld voor meerdere scholen uit de scholengemeenschap) om zo een samen-aankoop te kunnen doen en wellicht hogere kortingen te krijgen.
- Stel eventueel budgetten voor verschillende scenario’s op: te verwachten-negatief-positief. (Download voorbeeld)
2. Opvolging budget
Een budget moet ook beheerd worden. Het is essentieel dat het budget goed opgevolgd wordt. Maak op voorhand duidelijke afspraken, bijvoorbeeld:
- Duid één persoon aan die het budget opvolgt en één persoon die dat extra controleert.
- Maak duidelijke afspraken wie iets mag aankopen, wanneer en onder welke voorwaarden.
- Houd facturen altijd bij.
- Indien de facturatie en betalingen via de school verlopen, plan dan regelmatig overleg met de school om het budget te overlopen.
Download voorbeeld bijhouden werkelijke kosten
- Infopagina: Financiën en aansprakelijkheid van de ouderwerking
- Infopagina: Reclame en sponsoring
- Voorbeelddocument: Model van sponsoringsovereenkomst
- Voorbeelddocument: Model van overeenkomst bij een schenking of gift
- Voorbeelddocument: Financiële opvolging van een project (werkelijke kosten bijhouden)
- Voorbeelddocument: Opstelling van een financieel budget van een project (begroting)
- Praktijkvoorbeelden op de VCOV-website