Fiche 9.4 Schriftelijke communicatie van de ouderwerking met alle ouders

Om zoveel mogelijk ouders te vertegenwoordigen en te betrekken bij de ouderwerking moet je goed met hen communiceren. In deze fiche vind je tips voor heldere schriftelijke communicatie en enkele specifieke tips voor de communicatie met anderstalige ouders.

• Wees bondig in je communicatie.
  Beperk je tot de essentie. Durf te schrappen in je tekst.
  Schrijf actieve zinnen. Die zijn levendiger en korter dan passieve zinnen.
• Beelden zeggen soms meer dan woorden.
  Illustreer je tekst met foto’s of afbeeldingen om de aandacht te trekken en te verduidelijken.
• Verzorg de lay-out van je communicatie.
  Schakel talenten van ouders in. Zoek bijvoorbeeld een ouder die leuke affiches kan ontwerpen.
• Gebruik verschillende communicatiekanalen.
  Brieven, e-mail, ouderkrant/ouderflash, affiches, infobord, website, sociale media, online leerplatform…
• Herhaal je boodschap.
  Geef een korte herinnering van de activiteit mee met datum, uur en plaats.
  Stuur een herinneringsmail of sms'je of plak een klever in de agenda.
  Schrijf de activiteit, het uur en de plaats op een badge of kledingetiket en laat het opspelden bij de kinderen.
• Communiceren met ouders betekent ook dat je input krijgt van hen. Via een bevraging kunnen ouders hun mening geven. Op de VCOV-website vind je voorbeelden van bevragingen voor ouders over de school of over de ouderwerking.
• Zorg voor verschillende contactpunten waar ouders terecht kunnen met vragen of bemerkingen: telefoonnummer of mailadres van de ouderwerking, contactformulier op de website, sociale media, een ideeënbus…
  

Meer gedetailleerde info over duidelijk schrijven
De VCOV bundelde enkele schrijftips voor ouderwerkingen: Tekst Oke? Lezer mee!.
Info van VZW Wablieft om meer ouders te bereiken met duidelijke taal: Padlet bij het webinar van Wablieft: 'bereik meer ouders met duidelijke taal'

• Een tekst is gemakkelijker te begrijpen als hij geïllustreerd wordt met afbeeldingen, foto’s of een filmpje. Je kan ook gebruik maken van pictogrammen. Gebruik dan altijd dezelfde en zorg ervoor dat ze éénduidig zijn.
• In de map Oefenkans Nederlands vind je in bijlage 12 tips die je helpen om klaar en duidelijk te schrijven.
• Klasouders of brugfiguren kunnen extra info geven over de brieven en documenten aan anderstalige ouders.
• Sommige scholen organiseren een koffiemoment waar ouders die nog niet voldoende Nederlands begrijpen, kunnen geholpen worden door andere ouders bij het ontcijferen en invullen van brieven en formulieren. Inspiratie hiervoor vind je in het praktijkvoorbeeld ‘Het open-dekmoment’.
  
• Laat je tekst nalezen door enkele ouders met een beperkte kennis van het Nederlands. Verstaan ze alle woorden? Is de boodschap duidelijk voor hen?
• Het Nederlands blijft de voertaal op school. Maar een ouderwerking kan er in overleg met de school voor kiezen om sommige teksten te vertalen. Enkele tips:
  o    vertaal enkel de basisboodschap
  o    zet naast de vertaling ook de Nederlandstalige versie
  o    moedig anderstalige ouders aan om Nederlands te leren
• De VCOV verzamelde een aantal externe links om de communicatie van de ouderwerking verstaanbaar te maken voor alle ouders.
  
  
  

Wil jouw ouderwerking meewerken aan een duidelijke, schriftelijke communicatie van de school met alle ouders?

• Via de VCOV-website kan je intekenen op de actie ‘ouders bevragen over de schriftelijke communicatie van de school'.
  
  

• BIJLAGE 94: Schrijftips voor ouderwerkingen: Tekst Oke? Lezer mee!
• BIJLAGE 32: Praktijkvoorbeeld ‘Het open-dekmoment’